De eenheid Wegen en Kanalen is één van de acht eenheden binnen de provincie Overijssel. De eenheid draagt bij aan een veilige en vlotte verkeersafwikkeling binnen de provincie. Dat begint bij een goede zorg voor de provinciale assets. Er wordt gewerkt aan een optimale levensduur en beheer van wegen, vaarwegen en objecten zoals bruggen en sluizen. Daarnaast is de eenheid verantwoordelijk voor bodem- en asbestsanering binnen risicovolle gebieden. De eenheid omvat ca.130 vaste medewerkers, daarnaast worden altijd een aantal externe collega’s in andere contractvormen binnen de eenheid ingezet. Veel inzet wordt gepleegd voor de voorbereiding, uitvoering van investerings-, groot onderhoud- en dagelijks onderhoud programma’s en projecten. Binnen onze eenheid wordt al jaren de methodiek van assetmanagement toegepast, alle processen zijn beschreven en we zijn conform de NEN ISO 55001 norm gecertificeerd.

Project
De aansturing op de toepassing van de methodiek, de onderlinge samenwerking en het eigenaarschap op de assetmanagement processen zijn op dit moment verder bij de medewerkers afgedreven. Sinds het najaar van 2023 is er aan de hand van een ‘routekaart’ en werksessies gewerkt aan meer helderheid in rollen en taken van het MT en elkaar beter leren kennen. De uitkomst van de werksessies heeft ook inzicht gegeven op de verbeteringen die we als MT willen doorvoeren. Eén van de belangrijkste besluiten die we hebben genomen is het feit dat we de assetmanagement methodiek weer centraal willen stellen, meer draagvlak ervoor willen creëren en beter functionerend willen krijgen. Hiervoor zijn we op zoek naar een tijdelijke ondersteuning van de Teamleider WKO (Ontwikkeling en Expertise) die is gestart in oktober 2023. Zij wil graag inhoudelijk ondersteund worden en is tevens de opdrachtgever. Samen met haar team dat bestaat uit Assetmanagers, Experts en Adviseurs, werkt ze aan het op orde krijgen van de basis, werken volgens de bedoeling (wie is nu waarvan), onderlinge samenwerking zowel binnen het team WKO, eenheid WK maar ook de andere eenheden binnen de provincie. Deze ondersteuning vergt aanjagen, inspireren, voorleven, aanspreken en eigenaarschap creëren. Er is een krappe bezetting door vacatures die uitstaan. Omdat de assetmanagementproducten in voortgang momenteel achterlopen, zijn wij op zoek naar ondersteuning onder leiding van een Kwartiermaker. Deze persoon zal, op een heldere, procesmatige manier onze assetmanagers, experts, adviseurs, rayoncoördinatoren en het MT moeten meenemen om een aantal producten te kunnen leveren. Het vergt dus een werkaanpak van uitleggen, kennis overdragen, voorbeelden aandragen, voorbereiden van werksessies en het begeleiden van onze medewerkers om effectief tot producten te komen.

Opdracht omschrijving
Programma
Opstellen en begeleiden van een intern leertraject waarin de medewerkers stapsgewijs een actueel, betrouwbaar (inhoudelijk en financieel) en compleet MJOP (Meerjaren Onderhouds Programma) kunnen opstellen. Daaruit volgt een MUP (Meerjaren uitvoeringsplan) gereed in september 2024. Het MUP dient als input voor het door de eenheid op te stellen Financieel Werkplan. Deze documenten dienen naadloos, qua inhoud financiële onderbouwing op elkaar aan te sluiten.

Monitor en Inspectieprogramma
Analyseren en actualiseren van een meerjaren monitor- en inspectieprogrammavoor kunstwerken, wegen en waterwegen. Met de assetmanagers, experts en rayon coördinatoren analyseren van uitgevoerde inspecties en datarapporten (ook vanuit het verleden) om met de medewerkers een gestructureerd, risico gestuurd programma op te stellen, te begroten en waar nodig inspecties en/of monitoring extern uit te zetten.

Inventariseren takenpakket en workload Experts
De workload en haalbaarheid van expert- taken in kaart brengen. Binnen ons AM-proces hebben de Experts de opdracht gekregen om de basis op orde te hebben. Dit betekent dat er actuele handboeken moeten zijn, de status van het areaal bekend moet zijn, maar ook duidelijk is welk areaal in eigendom/beheer van de provincie is en/of hoe we hierachter kunnen komen. Onduidelijk is hoe groot deze opgave is. De Experts geven aan dat ze door andere teams en eenheden overvraagd worden waardoor ze niet volledig aan hun eigenlijke werk toekomen.

AM-processen updaten
De meeste AM-processen zijn beschreven en vastgelegd in de software MAVIM. In enkele processen (beheren, programmeren en monitoren en inspecteren) zijn de rollen en taken voor bijvoorbeeld de assetmanagers, experts, adviseurs en rayoncoördinatoren aan een analyse en wellicht een aanpassing toe. De analyse en uitkomsten worden gedeeld met het MT. Het MT besluit over de wijzigingen om vervolgens in onderling overleg met adviseur kwaliteit te verwerken in een update van MAVIM.

KPI-dashboard in combinatie met een DIN (Doelen Inspanning Netwerk)
In nauwe samenwerking met de Teamleider WKO en Strategisch Beleidsmedewerker staat het vertalen van de doelen uit de begroting, SAMP, BIK (Beheerplan infrastructurele kapitaalgoederen) en andere beleidsstukken centraal om tot een overzichtelijk geheel te komen waar betrokkenen kunnen zien of de prestaties bijdragen aan de afgesproken doelen. Hieruit volgt een DIN en stellen we KPI’s vast. De KPI’s worden gemonitord tijdens interne- en externe audits. Een voorbeeld: in ons BIK staat de ambitiekwaliteit sober en doelmatig. Wij willen via het dashboard kunnen aantonen dat wij aan deze bestuurlijke- en assetmanagementeisen voldoen. Door middel van de DIN blijven we monitoren of datgene wordt gedaan waarover de afspraken zijn gemaakt.

Verantwoordelijkheden / Resultaten
Na kennismaking, inwerken en analyse van de situatie stelt de Kwartiermaker een plan van aanpak op. In onderling overleg met de opdrachtgever (teamleider WKO) wordt bepaald welke activiteiten en inzet de provincie zelf kan verrichten en welke extra expertise of producten de kwartiermaker in de externe markt weg zet. De kwartiermaker borgt de gewenste resultaten, inhoud en doorlooptijd.

Er staan in team WKO een groot aantal vacatures open waarvan in eerste instantie gezocht wordt naar geschikte inhuur. Enkele vaste functies worden direct ingevuld. Bijvangst van deze opdracht is om vanuit de Kwartiermaker, in nauwe samenwerking met de Teamleider en betrokkenheid van de Assetmanagers te komen tot een capaciteitsplanning die benodigd is in het team aan vaste en flexibele medewerkers.