Je kent het wel: voordat je in het zwembad duikt nog even snel je werkmail bekijken, in plaats van een boek lezen nog even dat document nalopen… Super zonde maar wel verleidelijk! Hoewel een volledig werkvrije vakantie niet altijd mogelijk is, kun je een werkvakantie voorkomen door helder te communiceren en duidelijke afspraken te maken. Hieronder vier tips zodat je écht ongestoord kunt genieten van die welverdiende reis!
- Stel en duidelijke out of office-reply in
Vaak staat er in een afwezigheidsmail wel dat je niet op kantoor aanwezig bent, maar dat je alsnog wel (beperkt) bereikbaar bent. Een voorbeeld is de zin:”In verband met vakantie lees ik in de periode van … beperkt mijn e-mail. Hierdoor kan een reactie op uw e-mail langer duren dan u van mij gewend bent. Voor dringende zaken kunt u mij bereiken op het telefoonnummer [nummer].”Op het eerste gezicht lijkt dit een prima afwezigheidsmail. Toch krijgt de lezer van dit bericht het gevoel dat zijn of haar e-mail tijdens de afwezigheidsperiode een antwoord krijgt. Daarnaast geeft het noemen van je zakelijke telefoonnummer de lezer de mogelijkheid om jou te bereiken. En jij bent waarschijnlijk sneller geneigd om toch even snel je mailbox te bekijken. Met een aantal eenvoudige aanpassingen weet de lezer precies wat ze kan verwachten in jouw afwezigheidsperiode en bij wie ze moet zijn voor dringende zaken, zie onder:“In verband met vakantie ben ik in de periode van … niet bereikbaar en zal ik mijn mailbox niet lezen. Vanaf … ben ik weer op kantoor aanwezig. Ik zal uw bericht dan zo spoedig mogelijk beantwoorden. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met mijn collega [naam] via [e-mailadres] of telefonisch via [nummer].”
- Breng collega’s op de hoogte en draag tijdig werkzaamheden over
Een werkvrije vakantie vraagt om de nodige voorbereidingen in de weken voorafgaand aan de vakantie. Zo is het bijvoorbeeld van belang dat collega’s op de hoogte zijn van de periode waarin je afwezig bent en om, indien nodig, jouw vaste werkzaamheden over te dragen. Om te voorkomen dat jouw tijdelijke vervanger niet op de hoogte is van lopende zaken, is het belangrijk om te bespreken welke zaken er momenteel nog precies lopen en welke dringende zaken je eventueel nog verwacht.
Vergeet ook niet om, vanaf het moment dat je zekerheid hebt over jouw vakantiedagen, deze periode in je digitale agenda te blokkeren.
- Gun je werklaptop en werktelefoon ook vakantie
Laat je werktelefoon en werklaptop lekker thuis. Zo zal je ook niet de neiging hebben om je mailbox te bekijken. Ontvang je werkmail automatisch op je privételefoon? Zet dan de notificaties van de werkmail tijdens de vakantie uit. En zit je in een Whatsapp groep met collega’s? Maak dan gebruik van de optie “dempen” zodat je niet elke keer notificaties zal ontvangen. Relaxed voor jou en wel zo gezellig voor je reisgezelschap! - Bereikbaarheid noodzakelijk? Spreek vaste werkmomenten af
Het is niet altijd mogelijk om gedurende de hele vakantie onbereikbaar te zijn voor je werk. Mocht dit bij jou het geval zijn, dan is het belangrijk om vooraf vaste werkmomenten af te spreken. Spreek bijvoorbeeld af dat je tijdens je vakantie op woensdag tussen 15 en 16 uur belangrijke mails zult beantwoorden en eventueel telefonisch bereikbaar bent voor collega’s. Op deze manier zorg je ervoor dat niemand je op andere momenten hoeft te storen. Tevreden collega’s en een verder werkvrije vakantie. Laat de vakantie maar beginnen!
