Het is weer vakantietijd en de out-of-office meldingen vliegen je om de oren. Maar hoe zorg je ervoor dat jouw afwezigheidsmelding opvalt en effectief is? Hier zijn tips om een out-of-office bericht te schrijven waarmee jij écht kunt genieten van je vakantie.
Wat moet erin staan?
Het is belangrijk dat een aantal zaken duidelijk zijn voor de lezer. Zorg ervoor dat je de volgende onderdelen vermeldt:
- De periode van je afwezigheid: Zo kan de lezer beslissen of hij wacht tot je terug bent of contact opneemt met iemand anders.
- Bereikbaarheid: Laat weten of je je e-mail leest tijdens je vakantie. Geef aan of je helemaal offline bent, je e-mails soms checkt of bij dringende zaken reageert. Vermeld ook of je e-mails automatisch worden doorgestuurd. (lees ook: 4 tips voor een werkvrije vakantie)
- Alternatieve contactpersoon: Geef aan welke collega bereikbaar is en wie de vragen over jouw werkzaamheden kan beantwoorden. Zorg dat de lezer weet waar hij terecht kan.
Maak het leuk
Een out-of-office bericht is vaak een van de laatste dingen op je to-do-lijst voor je vakantie of verlof. Dit verklaart waarom veel afwezigheidsmeldingen saai zijn. Gebruik humor en creativiteit! Voeg bijvoorbeeld gifjes of emoji’s toe, mits dit passend is bij je organisatie. Je kunt natuurlijk ook ChatGPT vragen voor inspiratie. Hier zijn enkele ideeën die ChatGPT geeft:
Begin op tijd
Nederlandse werknemers ontvangen gezamenlijk zo’n 500 miljoen e-mails per dag. Na een vakantie kan het een uitdaging zijn om deze berg ongeopende e-mails door te komen. Het geheim van een stressvrije vakantie zit in de voorbereiding. Zet je out-of-office-reply twee tot drie dagen van tevoren aan om last-minute spoedklusjes te vermijden.
Niet alleen je mail heeft een out-of-office nodig
Ook WhatsApp en LinkedIn worden tegenwoordig veel zakelijk gebruikt. Voor WhatsApp Business en LinkedIn Premium kun je een out-of-office instellen of je profielfoto veranderen in een tekstje dat aangeeft dat je niet op kantoor bent. Simpel en duidelijk! Vergeet daarnaast niet om de voicemail van je zakelijke telefoon in te stellen, zodat bellers ook weten dat je afwezig bent en wanneer je weer bereikbaar bent.
Voorbeeld van een out-of-office tekst
Hier is een voorbeeld van een effectieve en vriendelijke out-of-office melding:
Onderwerp: Out of office – Geniet van de zon! 🌞
Bericht:
Hi!
Bedankt voor je bericht. Ik ben momenteel met vakantie en zal mijn e-mails niet lezen. Ik ben terug op [terugkomstdatum] en zal dan zo snel mogelijk reageren.
Heb je een vraag die niet kan wachten? Dan kun je contact opnemen met [contactpersoon] via [contactgegevens].
Fijne dag!
[Jouw Naam]
Met deze tips kun je ervoor zorgen dat jouw out-of-office bericht niet alleen informatief is, maar ook een glimlach op het gezicht van de ontvanger tovert. Fijne vakantie!