Ga je binnenkort op vakantie? Met een duidelijke out-of-office laat je collega’s, klanten en opdrachtgevers weten dat je tijdelijk niet bereikbaar bent. Zo voorkom je onduidelijkheid en kun jij je werk met een gerust gevoel loslaten.
In dit artikel lees je hoe je een out-of-office in Outlook instelt, wat er in een goede afwezigheidsmelding moet staan en vind je verschillende out-of-officevoorbeelden voor je vakantie die je direct kunt gebruiken.
Snel een out-of-office instellen in Outlook
Een out-of-officebericht is een automatisch antwoord dat wordt verstuurd wanneer iemand jou tijdens je afwezigheid een e-mail stuurt. In Outlook wordt deze functie meestal aangeduid als Automatische antwoorden.
De precieze stappen verschillen per Outlook-versie.
Out-of-office instellen in de nieuwe Outlook en Outlook op het web
Gebruik je de nieuwe Outlook voor Windows of open je Outlook via je internetbrowser? Volg dan deze stappen:
- Open Outlook.
- Klik rechtsboven op het tandwiel voor Instellingen.
- Ga naar Accounts.
- Kies Automatische antwoorden.
- Zet Automatische antwoorden inschakelen aan.
- Stel eventueel een begin- en einddatum in.
- Vul je afwezigheidsbericht in.
- Geef aan of mensen buiten je organisatie ook een automatisch antwoord mogen ontvangen.
- Klik op Opslaan.
Door een begin- en eindtijd in te stellen, wordt je out-of-office automatisch in- en uitgeschakeld.
Out-of-office instellen in de klassieke Outlook
Gebruik je de klassieke Outlook voor Windows? Dan werkt het meestal als volgt:
- Open Outlook.
- Klik linksboven op Bestand.
- Kies Automatische antwoorden.
- Selecteer Automatische antwoorden verzenden.
- Vink Alleen tijdens dit tijdsbereik verzenden aan.
- Stel de begin- en einddatum in.
- Schrijf een bericht voor mensen binnen je organisatie.
- Voeg eventueel een apart bericht toe voor mensen buiten je organisatie.
- Klik op OK.
Zie je de optie Automatische antwoorden niet? Dan ondersteunt je e-mailaccount deze functie mogelijk niet rechtstreeks. Bij sommige e-mailaccounts kun je via Outlook-regels een automatisch antwoord instellen.
Out-of-office wijzigen of uitschakelen
Wil je je out-of-office aanpassen? Ga dan opnieuw naar Automatische antwoorden in de instellingen van Outlook.
Daar kun je:
- de begin- en einddatum wijzigen;
- de tekst van je bericht aanpassen;
- een extern bericht toevoegen of wijzigen;
- automatische antwoorden uitschakelen.
Heb je vooraf een eindtijd ingesteld? Dan schakelt Outlook de melding automatisch uit. Zonder eindtijd moet je dit na je vakantie zelf doen.
Wat zet je in een out-of-officebericht?
Een goed out-of-officebericht hoeft niet lang te zijn. De ontvanger moet vooral snel begrijpen wanneer je afwezig bent en wat diegene in de tussentijd kan doen.
Zorg dat je in ieder geval de volgende informatie vermeldt.
De periode van je afwezigheid
Vermeld wanneer je afwezig bent en vanaf welke datum je weer bereikbaar bent. Zo weet de afzender of een reactie kan wachten.
Schrijf bijvoorbeeld:
Ik ben afwezig van maandag 3 augustus tot en met vrijdag 14 augustus. Vanaf maandag 17 augustus ben ik weer bereikbaar.
Een alternatieve contactpersoon
Kan een vraag niet wachten tot je terug bent? Vermeld dan de naam en contactgegevens van een collega die jouw werkzaamheden tijdelijk overneemt.
Stem dit vooraf met je collega af. Zo weet je zeker dat de contactpersoon beschikbaar is en op de hoogte is van de belangrijkste lopende zaken.
Je bereikbaarheid tijdens je vakantie
Laat weten of je tijdens je vakantie je e-mail leest. Geef duidelijk aan of je:
- helemaal niet bereikbaar bent;
- je mailbox af en toe controleert;
- alleen bij dringende zaken reageert.
Schrijf niet dat je beperkt bereikbaar bent als je tijdens je vakantie helemaal niet reageert. Zo voorkom je verkeerde verwachtingen.
Wanneer iemand een reactie kan verwachten
Geef aan vanaf welke datum je je e-mails weer oppakt. Houd er rekening mee dat je na je vakantie mogelijk niet alle berichten direct kunt beantwoorden.
Je kunt bijvoorbeeld schrijven:
Vanaf [datum] lees en beantwoord ik mijn e-mails weer. Het kan iets langer duren voordat je een reactie ontvangt.
Out-of-officevoorbeeld vakantie
Zoek je een professionele en vriendelijke tekst voor je vakantie? Gebruik dan dit voorbeeld en pas de gegevens tussen de blokhaken aan.
Onderwerp: Afwezig wegens vakantie
Hallo,
Bedankt voor je bericht. Ik ben momenteel met vakantie en ben tot en met [datum] niet bereikbaar. Vanaf [datum] lees en beantwoord ik mijn e-mails weer.
Kan je vraag niet wachten? Neem dan contact op met [naam contactpersoon] via [e-mailadres of telefoonnummer].
Met vriendelijke groet,
[Jouw naam]
Formeel out-of-officevoorbeeld
Onderwerp: Automatisch antwoord – afwezig tot [datum]
Geachte heer/mevrouw,
Hartelijk dank voor uw e-mail. Van [begindatum] tot en met [einddatum] ben ik afwezig. Tijdens deze periode lees en beantwoord ik mijn e-mails niet.
Voor dringende vragen kunt u contact opnemen met [naam] via [e-mailadres] of [telefoonnummer]. Vanaf [datum] ben ik weer bereikbaar.
Met vriendelijke groet,
[Jouw naam]
[Jouw functie]
[Organisatie]
Informeel out-of-officevoorbeeld voor je vakantie
Onderwerp: Even niet achter mijn laptop ☀️
Hallo!
Bedankt voor je bericht. Mijn laptop heeft tijdelijk plaatsgemaakt voor zon, rust en vakantie. Tot en met [datum] lees ik mijn e-mails niet. Vanaf [datum] ben ik weer bereikbaar.
Kan je bericht niet wachten? Mijn collega [naam] helpt je graag verder via [contactgegevens].
Fijne dag!
[Jouw naam]
Out-of-officevoorbeeld voor zzp’ers en freelancers
Werk je als zzp’er of freelancer en heb je geen collega die je werkzaamheden kan overnemen? Geef dan duidelijk aan wanneer je reageert en wat een opdrachtgever bij spoed kan doen.
Onderwerp: Afwezig van [begindatum] tot en met [einddatum]
Hallo,
Bedankt voor je bericht. Van [begindatum] tot en met [einddatum] ben ik met vakantie. Tijdens deze periode ben ik beperkt bereikbaar en kan mijn reactie langer duren dan je gewend bent.
Vanaf [datum] pak ik mijn werkzaamheden en e-mails weer op. Gaat het om een dringende kwestie binnen een lopende opdracht? Stuur dan een bericht naar [telefoonnummer of alternatief contactkanaal].
Met vriendelijke groet,
[Jouw naam]
Een out-of-officebericht is vaak een van de laatste dingen op je to-do-lijst voor je vakantie of verlof. Dit verklaart waarom veel afwezigheidsmeldingen saai zijn. Gebruik humor en creativiteit! Voeg bijvoorbeeld gifjes of emoji’s toe, mits dit passend is bij je organisatie. Je kunt natuurlijk ook ChatGPT vragen voor inspiratie. Hier zijn enkele ideeën die ChatGPT geeft:
Controleer je out of office voor vertrek
Stuur na het instellen van je out-of-office een testmail vanaf een ander e-mailadres.
Controleer daarna of:
- het automatische antwoord wordt verstuurd;
- de begin- en einddatum kloppen;
- je terugkomstdatum correct is;
- de contactgegevens juist zijn;
- externe afzenders de juiste tekst ontvangen;
- je bericht geen vertrouwelijke informatie bevat;
- de vervangende contactpersoon beschikbaar is.
Zet je automatische antwoord bij voorkeur niet pas aan wanneer je de deur uitloopt. Door je contacten iets eerder te informeren, verklein je de kans op nieuwe last-minuteverzoeken.
Vergeet je andere communicatiekanalen niet
E-mail is vaak niet het enige kanaal waarop collega’s, klanten en opdrachtgevers je benaderen. Denk daarom ook aan WhatsApp, LinkedIn, Microsoft Teams, Slack en je zakelijke telefoon.
Je kunt bijvoorbeeld:
- een afwezigheidsmelding instellen in WhatsApp Business;
- je status in Teams of Slack aanpassen;
- je beschikbaarheid in je online agenda wijzigen;
- een tijdelijke melding op LinkedIn plaatsen;
- je zakelijke voicemail inspreken.
Zorg dat je op ieder kanaal dezelfde terugkomstdatum en contactpersoon vermeldt. Zo voorkom je verwarring.
Met een gerust gevoel op vakantie
Met een duidelijke out-of-office in Outlook weten collega’s, klanten en opdrachtgevers precies waar ze aan toe zijn. Controleer voor vertrek nog één keer je datums, contactgegevens en automatische antwoorden. Daarna kun jij je werk met een gerust gevoel loslaten.
Ben je na je vakantie toe aan een nieuwe uitdaging? Bekijk hier alle opdrachten!