Functieomschrijving
Voor het Ministerie van Defensie zoeken wij een Werkvoorbereider. Je werkt binnen JIVC, afdeling Generieke IT & Infrastructuur, aan de optimalisatie van het interne netwerk (LAN) van Defensie.
Als werkvoorbereider begeleid je het changeproces en zorg je dat netwerkchanges volledig en zorgvuldig worden voorbereid. Je organiseert dat benodigde materialen, tekeningen, vergunningen en documentatie tijdig beschikbaar zijn. Daarmee kunnen de betrokken disciplines de werkzaamheden volgens planning en gemaakte afspraken uitvoeren.
Je past het bestaande changeproces van Defensie zoveel mogelijk toe. Binnen projecten gelden op onderdelen aanvullende procesafspraken, bijvoorbeeld voor de vastlegging van werkzaamheden, site surveys en klantcommunicatie. Projecten worden gefaseerd uitgevoerd en de stuurgroep wordt maandelijks over de voortgang geïnformeerd.
Naast de dagelijkse werkvoorbereiding verbeter je de processen. Je vereenvoudigt werkwijzen, standaardiseert de informatievoorziening en automatiseert terugkerende handelingen.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Analyseren en beoordelen van wijzigingsverzoeken en bepalen van de impact op processen, producten en technische componenten.
- Verzamelen van aanvullende informatie bij aanvragers, functioneel beheerders en leveranciers.
- Inhoudelijk voorbereiden of laten voorbereiden van netwerkchanges.
- Begeleiden van het changeproces volgens de afgesproken SLA en bewaken van de planning.
- Afstemmen met beheer, afnemers, leveranciers, eindgebruikers en management over uitvoering, verwachtingen en knelpunten.
- Controleren of wijzigingen volgens afspraak zijn uitgevoerd en correct zijn afgesloten in de beheerregistratie en audittrail.
- Analyseren van de volledige workflow, van aanvraag en planning tot inkoop, uitvoering, testen en oplevering.
- Opstellen van vereenvoudigde, gestandaardiseerde werkinstructies en checklists.
- Uitvoeren van periodieke procescontroles, verzamelen van gebruikersfeedback en plannen van verbetersprints in ServiceNow.
- Definiëren en publiceren van ServiceNow-dashboards voor onder meer doorlooptijd, handmatige interventies, compliance en kostenafwijkingen.
- Instellen van automatische meldingen wanneer KPI’s vastgestelde drempelwaarden overschrijden.
Je werkt samen met verschillende disciplines, waaronder monteurs, engineers, inkopers en beheerders. Met jouw voorbereiding en communicatie draag je bij aan kwalitatief hoogwaardige changes en een betrouwbare uitvoering.
Wat wordt er van jou gevraagd?
Eisen bij de opdracht:
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het eCF-profiel Systems Administrator of een soortgelijke functie.
Wensen bij de opdracht:
- Je hebt bij voorkeur minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen het Ministerie van Defensie.
- Je hebt aantoonbare werkervaring met werkvoorbereidende en administratieve systemen, zoals CMDB, servicemanagementsystemen voor incident- en changemanagement en netwerkmanagementsystemen.
- Je hebt aantoonbare ervaring met het analyseren en verbeteren van complexe processen.
- Je hebt aantoonbare ervaring met een groot stakeholdersveld.
- Je hebt bij voorkeur expertise in ServiceNow.
- Je hebt bij voorkeur aanvullende aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF-profiel en de opdrachtomschrijving.
Competenties:
- Mondeling en schriftelijk communicatief vaardig.
- Scherp in het schrijven van procesdocumentatie en heldere statusupdates.
- Sociaal en toegankelijk.
- Samenwerkingsgericht en behulpzaam.
- Bijdragen aan een positieve en professionele werksfeer.
