Teammanager Informatiediensten

Functieomschrijving

Aanleiding
Zutphen brengt een deel van de IV/ICT-dienstverlening onder bij leveranciers en bouwt een regieorganisatie: de gemeente aan het stuur, de leverancier in de uitvoering. Zutphen werkt toe naar een inrichting met de teams Informatieadvies en Informatiediensten, conform de daarover te nemen besluitvorming.
De overgang naar regie is één transitie. Vier bewegingen lopen tegelijk en grijpen in elkaar: organisatie en mensen, sourcing en regie, bestuurbare dienstverlening en interne beheersing. Een keuze in de ene beweging verschuift werk in de andere. Twee interim-teammanagers binnen het domein Bedrijfsvoering en Dienstverlening besturen deze overgang. Ieder heeft een eigen primaire opdracht, en samen zijn zij verantwoordelijk dat de vier bewegingen niet uit elkaar lopen. Als interim-teammanager Informatiediensten rapporteert u aan de directeur Bedrijfsvoering en Dienstverlening.

Eindpunt van de overgang
Nieuwe teams en leiding (vast, intern) · definitieve mandaten en budgetstructuur · sourcing en regie op leveranciers op orde · bestuurbare dienstverlening.

Uw opdracht
Uw primaire opdracht ligt op het vlak van de continuïteit en doorontwikkeling van de operationele dienstverlening naar de beoogde regieorganisatie. Het team Informatiediensten kent de volgende clusters, welke allen een ontwikkeling door moeten maken:

• Functioneel beheer;
• Informatiebeheer;
• Technisch beheer

U zorgt dat:

• De uitkomsten van de strategische personeelsplanning zijn vertaald naar de inrichting, bezetting en ontwikkeling van het team, conform besluitvorming;
• De continuïteit van de IM-diensten geborgd blijft tijdens lopende en voorgenomen sourcingtrajecten;
• De operationele prestaties van leveranciers zichtbaar zijn en volgens vastgestelde afspraken worden gevolgd, en dat afwijkingen aantoonbaar leiden tot bijsturing en escalatie;
• De budgetstructuur voor exploitatie conform besluitvorming is ingevoerd;
• Mandaat en escalatie voor het eigen taakgebied zijn vastgesteld en werken;
• Verantwoordelijkheden, afspraken, controles en stuurinformatie zo zijn ingericht dat de werking van beheer en levering aantoonbaar is.

Bestuurbare dienstverlening
Het domein heeft het zogenaamde dienstdenken omarmd, o.b.v. het 3-laags model voor publieke diensten. Dit is een governance-raamwerk dat helpt om rollen, verantwoordelijkheden en de positie van ondersteunende diensten binnen een overheidsorganisatie helder in te richten. De 1ste laag wordt gevormd door de primaire publieke diensten, ook wel De Uitvoering, de 2de laag betreft de Ondersteuning, Kaders en Toezicht (ofwel de Ondersteunende Diensten). De 3de laag is de onafhankelijke interne controle. De gemeente wenst de Bedrijfsvoering aantoonbaar onder controle te brengen, met focus op (maatschappelijke) waardecreatie en het bevorderen van samenwerking.
Processen zijn nodig om de diensten te kunnen leveren. Deze zijn opgezet op basis van het Universal Servicemanagement (USM) procesmodel.
Binnen het project Optimalisatie Interne Dienstverlening (OID) is de beweging ingezet van sturen op afzonderlijke werkzaamheden naar sturen op diensten en processen. De verschillende clusters binnen Informatiediensten, Informatieadvies en Facilitair werken hieraan mee en zijn verantwoordelijk voor hun deel van de dienstverlening.

Die beweging zet u door:

• WAT (ontwikkelopgave): diensten verder expliciteren en bestuurbaar maken: voor wie, met welke afspraken en verantwoordelijkheden, en waarop gestuurd wordt;
• HOE (toepassen en borgen): de binnen OID ontwikkelde gemeenschappelijke proceswerkwijzen worden in de dagelijkse dienstverlening toegepast, niet opnieuw ontworpen;
• WAARMEE (nog in ontwikkeling): mensen, competenties, applicaties, assets en voorzieningen worden bestuurbaar aan de diensten verbonden, met belegd eigenaarschap, beheer en mutatieroutes, voortbouwend op de lopende ontwikkeling van de CMDB en de aansluiting op assetmanagement.

Voor Informatiediensten raakt dit vooral de voorzieningen, leveranciers en mensen waarmee de diensten dagelijks worden geleverd.

Samenwerking
Wat nog definitief belegd moet worden, zoals contract- en leveranciersmanagement, dienstmanagement en proceseigenaarschap, bereidt u met de teammanager Informatieadvies voor ter besluitvorming en voert u na besluit in.
De opdracht is afgerond wanneer:

• Het team werkt binnen vastgestelde mandaten en budgetstructuur;
• De IM-diensten zonder verlies van continuïteit worden geleverd, ook waar leveranciers de uitvoering hebben overgenomen;
• De diensten waaraan het cluster bijdraagt en de teammanager diensteigenaar van is, een belegde dienstmanager hebben, volgens de gemeenschappelijke werkwijzen worden geleverd, en levering en beheersing aantoonbaar werken;
• Vraag en levering tussen beide teams aantoonbaar op elkaar aansluiten, met werkende afstemming en escalatie;
• De vaste teammanager een werkend team, de mandaten, de openstaande besluiten en de lopende afspraken heeft overgenomen.