Teammanager Advies Informatievoorziening

Functieomschrijving

Het Dienstencentrum zorgt ervoor dat medewerkers ongestoord kunnen werken. Centraal staat ondersteuning bij en advisering over verschillende dienstverleningsdomeinen zodat er geen zorgen zijn over ict, inkoop, informatievoorziening, huisvesting, meubilair, catering, reprografie, post of een schone werkomgeving.

De afdeling KO bestaat uit 4 teams, waaronder het team Advies Informatievoorziening (AIV).

Het team Advies Informatievoorziening (AIV) ondersteunt en adviseert op het terrein van informatievoorziening en digitaal werken binnen het Bestuursdepartement.

Het team AIV maakt onderdeel uit van het cluster Klantmanagement binnen het Dienstencentrum en is tevens de afdeling achter het programma Samen Digitaal.

Het AIV momenteel bestaande uit 15 fte, inclusief een teammanager, plus ong 3 inhuur. Ambitie voor 2025 is om een deel van de bovenformatieve plekken te “witten” en inhuur te verambtelijken met een uiteindelijke groei naar 22 fte. Het team varieert in schalen tussen S9 en S12.

Zie hieronder de doelstelling van het team Advies Informatievoorziening (AIV). De teammanager AIV geeft hier leiding aan, dwz geeft leiding aan het team en borgt dat onderstaande doelstellingen verwezenlijkt worden. Een ander belangrijk aspect is dat de teammanager input levert op en op deze manier bijdraagt aan de beleidsdoelstellingen op het gebied van informatiehuishouding binnen het Bestuursdepartement van JenV en ook daarbuiten (andere taakorganisaties binnen JenV). Dit doet hij vanuit de kennis, expertise en ervaring vanuit zowel de functie als het team dat hij aanstuurt. Ook adviseert hij op tactisch-strategisch niveau aan betrokken stakeholders over de diverse processen rondom informatiehuishouding en de samenhang daartussen. (Een goede) Informatiehuishouding staat hoog op de bestuurlijke agenda. Voor de teammanager is dit mede de basis voor zijn handelen, hij weet dit dan ook uit te stralen bij de uitvoering van zijn hoofdtaken. Het team Advies Informatievoorziening (AIV) ondersteunt en adviseert op het terrein van informatievoorziening en digitaal werken binnen het Bestuursdepartement.

Het team AIV heeft daarbij de volgende hoofdtaken:

• Implementatiemanagement voor de aansluittrajecten van organisatieonderdelen op DigiJust, en de implementaties van nieuwe functionaliteit/applicaties op het gebied van de informatiehuishouding (DMS, RMA, e-depot CDD, documentgenerator, digitaal vergaderen, zoekfunctionaliteit, scansoftware…)
• Advies m.b.t. informatiehuishouding inclusief (in bijzondere of specifieke situaties) ondersteunende taken in het informatiebeheer, zoals het beoordelen en herinrichten/archiveren

• Het aansturen en ontwikkelen van team en medewerkers (40%)
• Het voeren van periodieke overleggen met teams en medewerkers;
• Het voeren van Personeels- en ontwikkelgesprekken met medewerkers;
• Het sturen op resultaten en werkafspraken van team en medewerkers;
• Het sturen op de doorontwikkeling van het team en borgen dat deze aansluit bij jaarplan en doorontwikkelplan van het Dienstencentrum.

• Het sturen op verbeteren van processen en concrete producten en diensten die vanuit het team worden opgeleverd (30%), waaronder:- kwaliteit opleidingen en trainingen vanuit AIV;
• kwaliteit van advies en ondersteuning;- kwaliteit van archiefbeheer.

• Adviseren aan management, andere afdelingen, teams en (vooral) klantorganisaties (DG’s) over alle verschillende aspecten van informatiehuishouding en ondersteunende applicaties op een manier die bijdraagt aan de strategie en beleidsdoelstellingen van Rijk en JenV op dit vlak. (30%), o.a. door:
• Deelname aan MT-KO (als MT-lid);- Deelname aan interne en externe (dienst/service-)overleggen o.h.g.v. van informatiehuishouding op tactisch-strategisch niveau;- Gevraagd en ongevraagd adviseren aan afdelingshoofd, plv directeur, andere afdelings- en teammanagers (ook extern);
• Deelname aan externe adviesportalen en gremia in voorbereiding op besluitvorming binnen o.a. CIO-raad.