Functieomschrijving
De inzet betreft tijdelijke vervanging binnen het team Informatie. De (Senior) Adviseur Informatiebeheer (DIV) verzorgt binnen deze opdracht de voortgang en afhandeling van lopende en nieuwe werkzaamheden op het gebied van informatiebeheer. De focus ligt op advies, ondersteuning en uitvoering binnen de geldende wet- en regelgeving. Het omvat de volgende werkzaamheden:
Algemeen werk je samen met het team en ben je verantwoordelijk voor o.a.
- Toetsen van dossiers aan Archiefwet, Archiefbesluit, selectielijsten en bewaartermijnen. Jij geeft hierin advies en weet de wetgeving hierop niet alleen toe te passen maar ook te motiveren.
- Opstellen en actualiseren van richtlijnen en werkinstructies voor dossiervorming en archivering bij nieuwe casussen.
- Signaleren van knelpunten in archief- en informatiebeheer en formuleren van verbetervoorstellen.
- Sparringspartner van de informatiemanager op het snijvlak van informatiemanagement en informatiebeheer.
- Coördinerende rol binnen het team DIV.
- Fungeren als inhoudelijk specialist en vraagbaak voor zaakgericht werken en afstemming met applicatiebeheerders.
- Meedenken over procesinrichting van zaaktypen, documentstromen en dossiervorming.
- Adviseren en begeleiden van medewerkers bij het eenduidig registreren en dossiervorming in het zaaksysteem, samen met je team, en kwaliteitscontrole van dossiers.
- Adviseren over het gebruik van MS365 (Teams, SharePoint, OneDrive) als onderdeel van de informatiehuishouding en archiefomgeving.
- Meedenken over een beheerbare structuur (informatiearchitectuur, mappen/dossiers, autorisaties, bewaarbeleid).
- Inhoudelijke inbreng leveren in het kwaliteitshandboek (procedures, werkinstructies, kwaliteitseisen).
- Knopen doorhakken bij complexe casussen en zorgen voor duidelijke vastlegging van keuzes.
- Contact onderhouden met Regionaal Archief Nijmegen (RAN), provincie en omgevingsdienst over archief- en informatiebeheer.
- Adviseren over uitfasering- en migratievoorstellen (scope, aanpak, risico’s, planning, kwaliteitseisen).
- Zorgen dat bij migraties de archiefkwaliteit, metadata en herleidbaarheid (audittrail) geborgd blijven in samenwerking met collega's.
Wat wordt er van jou gevraagd?
Eisen bij de opdracht:
- Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van Informatiedienstverlening, Documentaire Informatievoorziening en of SOD I/SOD II
- Je hebt kennis van de archiefwet, archiefbesluit en archiefregeling, maar ook de selectielijsten en bewaartermijnen
- Je hebt minimaal 4 jaar werkervaring in informatiebeheer DIV, waaronder het toetsen van dossiers aan wet en regelgeving, advisering over dossiervorming en archivering en uitvoering en begeleiding van informatiebeheerprocessen
- Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring binnen een overheidsorganisatie bij voorkeur gemeente of gemeenschappelijke regeling
- Je hebt ervaring met zaakgericht werken binnen een zaaksysteem, waaronder ervaring met zaakdossiers, registratie en dossiervormingsafspraken en het begeleiden van gebruikers
- Je bent beschikbaar per 15-07-2026 voor het aantal afgesproken uren per week
- Je bent bereid om fysieke aanwezig te zijn op kantoor, minimaal 2 dagen per week
- Je hebt senior werkervaring als Medewerker DIV
- Je hebt kennis van wet- en regelgeving zoals de Archiefwet, AVG en Woo
- Je hebt ervaring met meerdere systemen en digitalisering zoals XXLNC Zaken, Corsa en MS365 ( benoem deze in het cv )
- Je hebt ervaring in adviserende en communicatieve vaardigheden
- Je hebt werkervaring binnen vergelijkbare overheidsorganisaties
- Analytisch vermogen: Kandidaat is in staat om complexe informatievraagstukken te doorgronden en structuur aan te brengen in informatie- en documentstromen
- Kwaliteitsgerichtheid: Kandidaat werkt nauwkeurig en volgens geldende richtlijnen en wet- en regelgeving (o.a. Archiefwet, AVG, Woo) en bewaakt de kwaliteit van informatiebeheer
- Zelfstandigheid: Kandidaat is in staat om werkzaamheden zelfstandig op te pakken, prioriteiten te stellen en tijdig resultaten te leveren zonder intensieve aansturing
- Adviserende vaardigheden: Kandidaat adviseert gevraagd en ongevraagd collega’s en management over informatiebeheer, archivering en digitale dossiervorming
- Communicatieve vaardigheden: Kandidaat communiceert duidelijk en zorgvuldig met verschillende stakeholders en weet complexe DIV‐onderwerpen begrijpelijk over te brengen
- Organisatiesensitiviteit: Kandidaat heeft oog voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen en weet hier effectief op in te spelen binnen een overheidsorganisatie
- Samenwerkingsgerichtheid: Kandidaat werkt prettig samen met collega’s binnen en buiten het vakgebied en draagt actief bij aan teambrede resultaten
- Resultaatgerichtheid: Kandidaat werkt doelgericht en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen en resultaten worden behaald binnen de gestelde termijnen
