Functieomschrijving
Je gaat aan de slag bij de gemeente Utrecht, binnen de afdeling Bedrijfsvoering van de Ontwikkelorganisatie Ruimte.
Voor de afdeling Bedrijfsvoering van de Ontwikkelorganisatie Ruimte zoeken wij een tijdelijke Secretaris die een belangrijke bijdrage levert aan de verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering en de voorbereiding op toekomstige centralisatie. In deze veelzijdige functie ondersteun je managementprocessen, coördineer je overleggen, bewaak je acties en afspraken en ondersteun je financiële en administratieve processen. Je bent de verbindende schakel tussen verschillende disciplines en zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en resultaten worden behaald.
Als Secretaris ben je verantwoordelijk voor het organiseren, coördineren en bewaken van diverse bedrijfsvoeringsprocessen binnen de afdeling. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Voorbereiden, organiseren en bewaken van managementoverleggen en andere afdelingsbrede overleggen.
- Monitoren van voortgang, acties, besluiten en afspraken.
- Signaleren van knelpunten en zorgen voor tijdige opvolging.
- Ondersteunen van budgethouders bij budgetbewaking, urenverantwoording en financiële beheersing.
- Vervullen van de rol van matchingcoördinator, waarbij je uren alloceert naar verschillende teams en medewerkers.
- Verzamelen van managementinformatie en opstellen, bewerken en redigeren van rapportages.
- Ondersteunen bij het optimaliseren van bedrijfsvoeringsprocessen.
- Fungeren als centraal aanspreekpunt voor vragen over afdelingsbrede bedrijfsvoeringsprocessen.
- Bijdragen aan een zorgvuldige overdracht van informatie, processen en werkzaamheden richting de toekomstige inrichting van de bedrijfsvoering.
- Het afdelingshoofd Ruimte.
- Het PMO-hoofd.
- Het managementteam (MT).
- De strategisch adviseur van het MT.
- Diverse adviseurs en ondersteunende functies binnen de organisatie.
Wat wordt er van jou gevraagd?
Eisen bij de opdracht:
- Je beschikt over hbo-werk- en -denkniveau.
- Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring
- Je hebt ervaring met managementondersteuning en bedrijfsvoeringsprocessen.
- Je hebt ervaring met financiële en administratieve processen.
- Je hebt ervaring met Excel en PowerPoint.
- Je hebt kennis van of ervaring met SAP.
- Je hebt ervaring met Fortes Change Cloud (FCC)
- Je beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden en houdt overzicht in een dynamische omgeving.
- Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden.
- Je werkt nauwkeurig en resultaatgericht.
- Je handelt proactief en signaleert knelpunten tijdig.
- Je hebt doorzettingsvermogen en overtuigingskracht om zaken voor elkaar te krijgen.
- Je verbindt verschillende informatiestromen, processen en stakeholders.
- Je hebt een sterk gevoel voor financiële en administratieve processen.
- Je staat stevig in je schoenen.
- Je hebt een praktische instelling en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen en deadlines worden gehaald.
