Secretaresse gedeputeerde staten

Functieomschrijving

Opdracht

Jij bent verantwoordelijk voor het professioneel ondersteunen van jouw gedeputeerde op secretarieel gebied. Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van jouw gedeputeerde. Samen vormen jullie een sterk team dat de gedeputeerde optimaal ondersteunt.

Jij houdt de complexe agenda actueel en zorgt voor een duidelijke planning. Je bereidt vergaderdossiers voor en bewaakt de voortgang van afspraken. Als eerste aanspreekpunt communiceer je professioneel en vriendelijk, zowel met interne collega’s als externe relaties.

Je kunt snel schakelen en zelfstandig beslissingen nemen ben je wel gewend. Als er een stapje extra wordt gevraagd qua inzet dan ben je daartoe bereid!

Het complexe agendabeheer vereist een nauw en zorgvuldig contact met zowel externe relaties als interne collega’s. Je draagt zorg voor een adequate agendaplanning en kunt hierover indien nodig adviseren. Jij weet mensen te vinden, en zij jou als het gaat om contact met de gedeputeerde. Je bent het visitekaartje van de gedeputeerde, wat zich uit in een zorgvuldige manier van communiceren (telefonisch, per mail en overige correspondentie). Daarnaast houd je je bezig met het voorbereiden en samenstellen van dossiers voor vergaderingen.

Met jouw gedeputeerde (gedeputeerde Leefomgeving) maak je afspraken over de ondersteuningsbehoefte, zodat je de voor hem passende kwaliteit van ondersteuning kunt leveren.

Provincie Utrecht kent 5 gedeputeerden met elk een secretaresse. Dit zijn je naaste collega's. Bij ziekte en verlof nemen jullie elkaar waar.

Toevoeging
Voor het uitoefenen van de opdracht wordt vanuit de provincie Utrecht verwacht dat de opdrachtnemer haar eigen (ICT) middelen inzet. Indien gedurende de opdracht blijkt dat er extra bedrijfsmiddelen nodig zijn om het product of dienst te kunnen leveren/verlenen, dan zal opdrachtnemer deze zelf bekostigen.

De werkzaamheden behoren tot de reguliere taken van de functie medewerker secretariaat gedeputeerde staten. Dit betreft een bestaande functie binnen het functiehuis van de provincie. Je werkt zij aan zij met collega’s van provincie Utrecht. Kandidaat dient de werkzaamheden persoonlijk uit te voeren. Vrije vervanging is niet toegestaan.

De opdracht wordt uitgevoerd onder leiding en toezicht. U valt onder aansturing van de manager M. Hartmans.