Functieomschrijving
Aanleiding en doel
De gemeente Wageningen zoekt voor de afdeling Beleid en Projecten tijdelijk een ervaren projectondersteuner via een detacheringsorganisatie. De medewerker ondersteunt de dagelijkse organisatie, voortgang en informatievoorziening van meerdere beleids- en uitvoeringsprojecten, met nadruk op Diversiteit, Inclusie en Gelijkwaardigheid (DIG), evenementenbeleid, gebiedsprocessen en het sociaal domein. Waar nodig kan ondersteuning plaatsvinden bij ruimtelijke projecten.
Werkzaamheden
- Ondersteunen van projectleiders en beleidsmedewerkers bij de organisatie en uitvoering van meerdere projecten tegelijk.
- Opstellen, bijwerken en bewaken van projectplanningen, mijlpalen, acties en besluiten.
- Voorbereiden en organiseren van project- en bestuurlijke overleggen, inclusief agenda’s, stukken en verslaglegging.
- Bijhouden van projectadministratie, dossiers, documentstructuur en archivering volgens gemeentelijke richtlijnen.
- Verzamelen en ordenen van informatie; opstellen van korte notities, overzichten en management- en voortgangsrapportages.
- Signaleren van knelpunten, ontbrekende informatie en naderende deadlines en afstemmen over vervolgacties.
- Onderhouden van praktische contacten met interne en externe projectbetrokkenen.
- Actuele en betrouwbare projectplanningen, actielijsten en besluitenoverzichten.
- Goed voorbereide en vastgelegde projectoverleggen.
- Volledige, toegankelijke en ordelijk beheerde projectdossiers.
- Tijdige voortgangsinformatie en rapportages voor projectleiders en management.
- Zorgvuldige overdracht van lopende acties en dossiers bij het einde van de inzet.
De beoogde inzet bedraagt gemiddeld 28 uur per week gedurende 12 maanden, vanaf een nader overeen te komen startdatum. De kandidaat verricht de werkzaamheden binnen de gemeentelijke projectorganisatie, onder functionele aansturing van de gemeente. Werkdagen, aanwezigheid op locatie en eventuele mogelijkheden voor hybride werken worden in overleg afgestemd. Een eventuele verlenging is afhankelijk van behoefte, contractvoorwaarden en toepasselijke inkoopregels.
Bij voorkeur heeft de kandidaat ervaring met projecten binnen de gemeente Wageningen of in de regio Wageningen/Foodvalley en is hij of zij bekend met de lokale en regionale bestuurlijke en maatschappelijke samenwerkingsomgeving.
Wat wordt er van jou gevraagd?
Eisen bij de opdracht:
- Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4-niveau is vereist
- Je hebt werkervaring in de rol van projectondersteuner, projectassistent en/of administratief ondersteuner is vereist
- Je hebt werkervaring met planning, voortgangsbewaking, verslaglegging én digitaal documentenbeheer is vereist
Wensen bij de opdracht:
- Je hebt werkervaring met projecten rondom DIG (Digital Information Group)
- Je hebt werkervaring met evenementenbeleid en/of evenementenprojecten
- Je hebt werkervaring met gebiedsprocessen en/of projecten in het sociaal domein
- Je hebt werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie én bestuurlijke omgeving
- Je hebt werkervaring met digitale projectadministratie
- Je hebt werkervaring met Microsoft 365, SharePoint en/of andere projecttools
Competenties:
- Proactief
- Nauwkeurig
- Communicatief vaardig
- Resultaatgericht
- Servicegericht
- Flexibel
- Omgevingssensitief
- Samenwerkingsgericht
- Overzicht houdend
- Goed in prioriteren
