Functieomschrijving
Over de opdracht
Voor Werkorganisatie BUCH zoeken wij een ervaren Projectmedewerker Woo & Financiële Administratie voor het programma Nieuwkomers.Binnen dit programma wordt gewerkt aan de aanvullende opgaven rondom de huisvesting van statushouders, asielopvang en de opvang van Oekraïense ontheemden.
Als projectmedewerker ben je verantwoordelijk voor de coördinatie en afhandeling van Woo-verzoeken voor vier gemeenten binnen het programma Nieuwkomers. Daarnaast zorg je ervoor dat communicatie en documentatie op een overzichtelijke, consistente en Woo-proof manier worden ingericht.
Je werkt nauw samen met inhoudelijk betrokken collega's, het Woo-team, projectleiders en strategen. Je brengt structuur aan, bewaakt de voortgang en zorgt dat informatie snel en zorgvuldig beschikbaar is wanneer een Woo-verzoek wordt ingediend.
Naast de werkzaamheden rondom Woo-verzoeken ondersteun je de financiële administratie. Je controleert facturen en helpt projectleiders en strategen bij het aanmaken van verplichtingen en het verwerken van prestatieverklaringen.
Je bent een praktische en nauwkeurige projectmedewerker die zelfstandig werkt, initiatief neemt en collega's weet mee te nemen in duidelijke werkafspraken en procedures.
Wat ga je doen?
Woo-verzoeken behandelen en afhandelen- Coördineren en uitvoeren van Woo-verzoeken voor vier gemeenten binnen het programma Nieuwkomers.
- Voorleggen van Woo-verzoeken aan inhoudelijk betrokken collega's.
- Afstemmen met het Woo-team over de behandeling en afhandeling van verzoeken.
- Verzamelen van benodigde documenten uit onder andere JOIN Decos, e-mail en Microsoft Teams.
- Uitvoeren van een eerste selectie en ordening van documenten.
- Organiseren en ondersteunen van de inhoudelijke beoordeling van Woo-verzoeken.
- Verzorgen van de verdere afhandeling, inclusief het waar nodig voorbereiden van collegebesluiten.
- Ontwikkelen en invoeren van een duidelijke werkwijze voor het vastleggen, ordenen en terugvinden van documenten.
- Inrichten van een logische en navolgbare archiveringsstructuur, documentnaamgeving en opslag binnen Teams.
- Zorgen dat documenten snel en eenvoudig beschikbaar zijn wanneer een Woo-verzoek wordt ingediend.
- Ondersteunen en stimuleren van collega's bij het toepassen van de nieuwe werkwijze.
- Voorstellen en begeleiden van mogelijke pilots voor het verbeteren van de afhandeling van Woo-verzoeken, in samenwerking met het Woo-team.
- Controleren van facturen op juistheid en volledigheid.
- Ondersteunen van projectleiders en strategen bij het aanmaken van financiële verplichtingen.
- Ondersteunen bij het opvragen en inboeken van prestatieverklaringen.
- Uitvoeren van aanvullende administratieve werkzaamheden die bijdragen aan een zorgvuldige financiële bedrijfsvoering.
Wat wordt van je verwacht?
Je zorgt voor een nauwkeurige, gestructureerde en tijdige afhandeling van Woo-verzoeken en financiële administratieve werkzaamheden.Je draagt bij aan een werkwijze waarin documenten overzichtelijk worden vastgelegd en gemakkelijk terug te vinden zijn. Daarbij begeleid je collega's bij het toepassen van de gemaakte afspraken en procedures.
Je signaleert tijdig fouten, afwijkingen en onduidelijkheden, onderneemt waar nodig actie en rapporteert aan de programmamanager over de voortgang en afronding van de werkzaamheden.
Wat wordt er van jou gevraagd?
Eisen bij de opdracht
- Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4, bij voorkeur in een administratieve, juridische, financiële of bedrijfskundige richting, of beschikt over aantoonbaar vergelijkbaar werk- en denkniveau.
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met administratieve en organisatorische werkzaamheden, waaronder het verwerken, controleren en vastleggen van gegevens.
- Je hebt ervaring met financiële administratie.
- Je hebt ervaring als projectmedewerker.
- Je hebt ervaring met systemen zoals Microsoft Teams, JOIN Decos, Key2 Financiën en Excel.
Wensen bij de opdracht
- Je hebt ervaring met werkzaamheden binnen een gemeentelijke organisatie.
Competenties
- Je bent nauwkeurig, systematisch en hebt oog voor relevante details.
- Je bent proactief, praktisch ingesteld en neemt verantwoordelijkheid voor de kwaliteit en betrouwbaarheid van je werk.
- Je bent communicatief vaardig en verbindend en weet collega's te stimuleren om volgens afgesproken werkwijzen te werken.
- Je bent georganiseerd, houdt overzicht en bewaakt deadlines.
- Je bent zorgvuldig en kwaliteitsgericht en signaleert tijdig fouten, afwijkingen en verbeterpunten.
