Functieomschrijving
Jouw functie
Als projectmedewerker binnen het Projectmanagementbureau van Stadsontwikkeling ondersteun je zelfstandig één of meerdere projectmanagers en projectteams. Je bent een belangrijke organisatorische schakel binnen het team en zorgt ervoor dat afspraken, acties, informatie en praktische zaken goed worden georganiseerd en opgevolgd.
Je beheert complexe agenda’s, plant en organiseert overleggen en bijeenkomsten, verzorgt verslaglegging en bewaakt acties, deadlines en de voortgang. Daarnaast ondersteun je bij administratieve en financiële processen en draag je bij aan een goede informatiehuishouding binnen het project.
Je werkt in een dynamische en politiek-bestuurlijke omgeving, waarin verschillende interne en externe partijen betrokken zijn. Dat vraagt om iemand die snel kan schakelen, overzicht houdt, zelfstandig prioriteiten stelt en gemakkelijk verbinding legt met verschillende betrokkenen.
Het werken in projecten is hectisch en veelzijdig. Rotterdam is altijd in beweging en jouw werk ook. Je hebt een brede rol en houdt je onder andere bezig met:
- Projectcoördinatie en planning: je organiseert en plant projectactiviteiten en bewaakt acties, deadlines en voortgang.
- Ad-hoc ondersteuning: je pakt onverwachte en urgente werkzaamheden op en zorgt dat praktische en organisatorische zaken worden geregeld.
- Procesbewaking: je signaleert knelpunten in de voortgang en onderneemt waar nodig actie om het proces verder te helpen.
- Organisatie en samenwerking: je organiseert overleggen, bijeenkomsten en activiteiten en schakelt daarbij met verschillende interne en externe betrokkenen.
- Administratieve en financiële ondersteuning: je ondersteunt onder andere bij administratieve processen, inkoop- en financiële werkzaamheden en een goede informatiehuishouding.
Wat wordt er van jou gevraagd?
Eisen bij de opdracht:
- Je hebt in de afgelopen 5 jaar minimaal 3 jaar werkervaring opgedaan binnen een gemeentelijke of andere politiek-bestuurlijke organisatie;
- Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met het ondersteunen van management en/of projectteams, waarbij sprake is van verschillende interne en externe stakeholders;
- Je hebt werkervaring met het ondersteunen van projectteams en projectleiders binnen het fysieke domein, bijvoorbeeld bij bouw- of gebiedsontwikkelingsprojecten.
- Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met het zelfstandig ontzorgen van meerdere managers, projectmanagers en/of projectteams tegelijkertijd. Geef in je cv één concreet voorbeeld waaruit dit blijkt.
Wensen bij de opdracht:
- Je hebt werkervaring met financiële en inkoopprocessen, waaronder het verwerken van inkooporders, offertes en/of factuurstromen binnen een project- of gemeentelijke omgeving;
- Je hebt werkervaring met bewonerscommunicatie en/of het organiseren en ondersteunen van bewonersbijeenkomsten binnen projecten.
- Je hebt werkervaring met het organiseren en coördineren van bijeenkomsten en activiteiten waarbij meerdere interne en externe partijen betrokken zijn;
- Je hebt werkervaring met het ondersteunen van bestuurlijke processen, waaronder het voorbereiden en coördineren van bestuurlijke overleggen, stukken en/of besluitvormingstrajecten.
Competenties:
- Je bent een ervaren en proactieve ondersteuner die gewend is om zelfstandig te werken in een dynamische projectomgeving. Je wacht niet af, maar signaleert wat nodig is, neemt initiatief en denkt vooruit om projectmanagers en projectteams zoveel mogelijk te ontzorgen.
- Je bent sterk in organiseren en plannen, werkt zorgvuldig en houdt ook bij meerdere gelijktijdige werkzaamheden het overzicht. Je kunt goed omgaan met veranderende prioriteiten en tijdsdruk, stelt daarin zelfstandig prioriteiten en weet wanneer afstemming nodig is. Daarbij ben je goed in staat om de voortgang te bewaken van verschillende acties.
- Je werkt planmatig en accuraat, bent flexibel en voelt je verantwoordelijk voor een tijdig en zorgvuldig resultaat. Ook onder druk blijf je rustig en houd je overzicht. Je bent communicatief sterk, kunt gemakkelijk schakelen met verschillende betrokkenen en beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift.
- Je bent integer, betrokken en staat open voor feedback en ontwikkeling. Ervaring binnen een gemeentelijke of andere politiek-bestuurlijke organisatie en binnen een projectmanagementorganisatie in het fysieke domein sluit goed aan bij de omgeving waarin je komt te werken.
