Projectmanager aanbesteding applicatieontwikkeling 32 u p/w

Functieomschrijving

Het Juridisch Loket

Het Juridisch Loket geeft iedereen gratis eerstelijns juridisch advies en informatie over het Nederlandse recht. Op hun website www.juridischloket.nl staat nuttige informatie over veel voorkomende juridische kwesties. Bijvoorbeeld over vragen over je werk, je relatie of over een aankoop die je gedaan hebt waarmee iets mis is. Om ervoor te zorgen dat ze de dienstverlening gratis aan hun klanten kunnen aanbieden, ontvangen zij subsidie van het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Opdracht

Het Juridisch Loket vervangt het huidige contract voor de ontwikkeling en het beheer van de maatwerkapplicatie Webtop. Webtop ondersteunt de hulpverlening aan rechtzoekenden en draait op een on-premise infrastructuur die onderdeel is van de scope. De opdracht betreft het projectmatig opzetten en leiden van de Europese aanbestedingsprocedure voor de selectie van een partner voor applicatieontwikkeling en -beheer, gevolgd door regie op de uitvoering van de opdracht tot en met overdracht naar beheer. De projectmanager is integraal verantwoordelijk voor planning, kwaliteit, risico- en stakeholdermanagement en voor het realiseren van een gegunde dienst volgens de eisen van een Europese aanbesteding.

De werkzaamheden omvatten onder meer:

• Het opstellen en bewaken van het projectplan voor de aanbesteding en de voorbereidingen voor implementatie, inclusief governance, fasering en besluitmomenten;
• Het (laten) opstellen van aanbestedingsdocumentatie in samenwerking met Inkoop en IV/Regie, waaronder Programma van Eisen, gunningscriteria en beoordelingsmethodiek;
• Het coördineren van interne stakeholders en het vormen en aansturen van een projectteam met vertegenwoordigers van IV/Regie, Inkoop, functioneel beheer, informatiebeheer en overige relevante afdelingen;
• Het begeleiden van de gunningsfase, ondersteuning bij contractering en het voorbereiden van een eventuele exit/overdracht van de huidige leverancier;
• Het inrichten van transitie- en implementatieregie, inclusief test- en acceptatieplanning, migratie-afspraken en overdracht naar de beheerorganisatie;
• Het rapporteren aan de manager IV/Regie en de stuurgroep, inclusief voortgangsrapportages, risico- en besluitvoorstellen.

Samenwerking en resultaat: De projectmanager werkt nauw samen met het teamhoofd IV/Regie, de afdeling Inkoop en specialisten binnen IV. Verwacht wordt dat de door de projectmanager geleverde resultaten aantoonbaar zijn en toetsbaar, te weten: een afgeronde Europese aanbestedingsprocedure met een gegunde dienst die voldoet aan het PvE en de juridische aanbestedingseisen, een vastgelegd projectplan voor de implementatie en transitie, en overdrachtsdocumentatie voor beheer. De kandidaat moet de organisatie kunnen verbinden, draagvlak creëren en medewerkers en leveranciers motiveren om tot een beheerst en acceptabel eindresultaat te komen.

Deliverables:

• Een door de stuurgroep vastgesteld projectplan aanbesteding en transitie;
• Volledig ingerichte aanbestedingsdocumenten (PvE, beoordelingsmethodiek, gunningscriteria) conform Europese regels;
• Bewaakte gunningsfase met bijbehorende evaluatie- en gunningsrapportage en onderbouwde gunningsbeslissing;
• Transitie- en implementatieplan inclusief test- en acceptatiecriteria en overdrachtsdossier naar beheer;
• Eindrapportage met lessons learned en aanbevelingen voor regievoering IV/Regie.

Tijdsindicatie en inzetbaarheid: De opdracht vindt plaats in Utrecht en vereist intensieve samenwerking met IV/Regie en Inkoop. Verwachte inzet wordt in overleg vastgesteld; de kandidaat wordt geacht flexibel te kunnen werken in combinatie met stuurgroepvergaderingen en gunningsmomenten.