Functieomschrijving

In het kader van het traject VIP; Vervanging Infra Posten, wil SSC-ICT de Project Management Ondersteunerrol (PMO) invullen. Het project behelst het vervangen van de ICT-infrastructuur op de 160 buitenlandse posten van BZ. Daartoe loopt een programma dat zorgt voor logistiek, techniek en organisatie. Van belang is dat de posten maximaal worden ontzorgd, dat communicatie volstrekt duidelijk is en dat er onder andere efficiënt gereisd wordt naar en tussen posten. Daarnaast dient de informatievoorziening naar de collega’s die afreizen helder en compleet te zijn. In de werkzaamheden ligt het accent op het volgens planning tijdig en efficiënt bepalen en boeken van de beste reizen voor het team dat op de post de werkzaamheden gaat uitvoeren.

Taken/verantwoordelijkheden:

Onderhouden van communicatieplan/matrix. Voorbeeld: duidelijke afstemming over wat er wanneer en op welke manier gecommuniceerd moet worden. Interne communicatie SSC-ICT.
Communicatie met interne stakeholders en externe communicatie; to-the-point en tijdig.
Technische kennis is tot op beperkte/zekere hoogte gewenst. Het zwaartepunt ligt op communicatie over en uitvoering van het boeken van reizen conform planning. Daarover is er nauw contact met de planner en met de posten coördinatie BZ.
Het verzorgen van stuurgroepstukken: agenda, verslagen, rapportages, etc. Ervaring met technische overleggen. Diepgaande ICT-kennis is niet nodig, maar het stellen van de juiste vragen op het juiste moment wel.
Het organiseren van de projectdocumentatie ten behoeve van de projectadministratie en verantwoording, mede ten behoeve van interne en externe audit.
Opstellen van voortgangsrapportages en financiële rapportages (de inhoud is beschikbaar in de systemen; de gegevens moeten wel worden verwoord in een rapport), maar ook van een dashboard voor stakeholders/stuurgroep. Relevante ervaring vereist.
Beheren en bijhouden van projectgegevens in gebruikte tooling, zoals FCC, TopDesk, TravelPoint, SharePoint, Teams en Confluence.
Boeken van reizen en aanvragen van visa (en overzicht houden van aanvragen). HEEL belangrijk: iemand moet hier veel ervaring mee hebben en zelfstandig kunnen beoordelen of iets wel of niet wenselijk is qua geld, tijd, etc. Bij dit project moet met meer rekening worden gehouden dan bijvoorbeeld het budget en acceptabele vluchttijden. Denk aan:
- Combinatiereizen, waarbij twee posten na elkaar worden bezocht, maar niet elk lid van een team hetzelfde reisschema heeft (iemand wordt extra ingevlogen voor bepaalde expertise of de grootte van de post).
- Een rustdag na een lange reis.
- Het afgeven van de ‘sleutels’ op de post, direct na aankomst. Dus waar mogelijk aankomst op een normaal tijdstip, niet laat in de avond of ’s nachts.
- De planning van de werkzaamheden op de post (voorbereiding, migratie op de afgesproken dag, voldoende tijd voor nazorg, etc.).