Functieomschrijving
Voor het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties zoeken wij een Project Manager Ondersteuner. Als PMO werk je binnen de afdeling Projecten & Programma’s van de unit Innovatie & Vernieuwing. Deze unit richt zich op strategische projecten en programma’s op het gebied van informatiehuishouding, digitale innovatie en kennisdeling binnen de overheid.
Je bent verantwoordelijk voor het strategisch inrichten, coördineren en borgen van de PMO-ondersteuning voor drie nauw samenhangende programma’s. Daarbij ligt de nadruk op efficiëntie, samenhang en besturing. Je zorgt dat de programma’s operationeel soepel verlopen en aansluiten op de doelen van RvIHH en de bredere overheid.
Je werkt op tactisch en soms strategisch niveau. Je voert uit en denkt mee over de inrichting van processen, governance en de vertaling van beleid naar uitvoering. Je hebt eigenaarschap over de PMO-ondersteuning en werkt nauw samen met programmamanagers, projectleiders en externe partijen.
Strategische inrichting en governance
- Je zet PMO-processen, structuren en instrumenten voor de drie programma’s op, optimaliseert deze en borgt de toepassing ervan. Denk aan roadmaps, mijlpalenplanningen en risico- en issuemanagement, met aandacht voor samenhang en schaalbaarheid.
- Je adviseert programmamanagers en senior stakeholders over best practices in project- en programmamanagement, waaronder scopebeheer, prioritering en afwegingskaders.
- Je vertaalt strategische doelen van RvIHH en de bredere overheid naar concrete PMO-activiteiten en bewaakt de uitvoering.
- Je initieert en realiseert verbeteringen in de PMO-werkwijze op basis van geleerde lessen en nieuwe inzichten, zoals agile methodieken en digitale tools.
- Je coördineert de samenwerking tussen de drie programma’s en zorgt voor consistente werkwijzen, informatiestromen en rapportages.
- Je bewaakt afhankelijkheden, risico’s en issues tussen de programma’s. Waar nodig escaleer je deze en doe je voorstellen voor oplossingen.
- Je organiseert en leidt complexe overleggen, zoals stuurgroepen en pressure cookers, en zorgt voor efficiënte besluitvorming.
- Je verzorgt de informatievoorziening aan interne en externe stakeholders, waaronder strategische rapportages, dashboards en presentaties voor het senior management.
- Je borgt de projecthygiëne en zorgt dat voortgangsrapportages, financiële overzichten en verslagen tijdig, accuraat en consistent worden opgeleverd.
- Je coacht en begeleidt projectleiders en programmamedewerkers bij PMO-processen, methodieken en tools, zoals MS Teams en Power BI.
- Je denkt mee over veranderkundige aspecten, zoals het creëren van draagvlak voor nieuwe werkwijzen of systemen binnen de programma’s.
- Je bewaakt de gezamenlijke budgetten van de drie programma’s en rapporteert hierover, inclusief inkoop, inhuur en financiële risico’s.
- Je ondersteunt bij contractmanagement met onder andere externe partijen en bewaakt de naleving van afspraken en regelgeving.
- Je bouwt relaties op met sleutelfiguren binnen en buiten RvIHH en onderhoudt deze, bijvoorbeeld bij andere departementen, het Nationaal Archief en leveranciers.
- Je anticipeert op belangen en behoeften van stakeholders en vertaalt deze naar concrete acties binnen de programma’s.
Je werkt voor drie strategische programma’s die onderling afhankelijk zijn:
- Continuïteit en doorontwikkeling DigiDoc: zorgt voor de doorontwikkeling van de DMS-dienst.
- Eén standaard voor documentmanagement: richt zich op stelselmatige samenwerking rondom informatiehuishouding.
- Digitale Archief Bewerking: ontwikkelt een generieke oplossing voor archiefoverdracht.
Wat wordt er van jou gevraagd?
Eisen bij de opdracht
- Je hebt minimaal hbo-werk- en -denkniveau.
- Je hebt kennis van en ervaring met PRINCE2 of vergelijkbare projectmanagementmethodieken.
- Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring op het gebied van project- of programmaondersteuning.
- Je hebt kennis van en ervaring met PRINCE2 of vergelijkbare projectmanagementmethodieken. De mate waarin je hierover beschikt, wordt beoordeeld.
- Je hebt ervaring met project- of programmaondersteuning. De mate van deze ervaring wordt beoordeeld.
- Je beschikt over de voor deze opdracht gevraagde competenties en vaardigheden. De mate waarin je hierover beschikt, wordt beoordeeld aan de hand van je motivatie en/of een mogelijk gesprek.
- Je hebt ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever. De mate hiervan wordt beoordeeld.
- Regie voeren en coördineren.
- Adviseren van programmamanagers en senior stakeholders.
- Bewaken van samenhang, afhankelijkheden en risico’s.
- Stakeholdermanagement en draagvlak creëren.
- Coachen en begeleiden.
- Kwaliteit en voortgang bewaken.
