Functieomschrijving
Voor het Shared Service Center van de Dienst Justitiële Inrichtingen zoeken we een Medewerker Operations voor het team Bestellen tot Betalen. Je borgt de kwaliteit van het inkoopproces en helpt de financiële dienstverlening binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid verder te verbeteren.
De organisatie en afdeling
Je werkt binnen het Financieel Dienstencentrum (FDC) van SSC-DJI. Het FDC verzorgt de financiële administratie voor verschillende onderdelen van het ministerie van Justitie en Veiligheid, waaronder DJI, de Immigratie- en Naturalisatiedienst, het Nederlands Forensisch Instituut, Justis, het Openbaar Ministerie en de Raad voor de Kinderbescherming.
De dienstverlening bestaat onder meer uit debiteuren, crediteuren, grootboek, financieel beheer en klantspecifieke financiële taken. Het FDC werkt aan het digitaliseren, automatiseren, standaardiseren en robotiseren van processen. Het doel is een juiste en volledige administratie, efficiënte dienstverlening en proactief advies aan opdrachtgevers over kansen en risico’s.
Het team
Je gaat aan de slag binnen de divisie Bestellen tot Betalen. Binnen het FDC werken teams van circa 25 tot 30 medewerkers aan de verschillende financiële processen. Elk team ondersteunt één of meerdere klanten.
In het team Bestellen tot Betalen ontwikkel je je tot inhoudelijk specialist op het gebied van inkoop. Je werkt nauw samen met collega’s en hebt veel contact met klanten en leveranciers. Voor minder ervaren collega’s ben je een aanspreekpunt bij inhoudelijke vragen.
De opdracht
Als senior medewerker operations zorg je dat het proces van bestellen tot betalen correct en efficiënt wordt uitgevoerd. Je overziet het proces, signaleert knelpunten en initieert verbetertrajecten. Daarbij gebruik je informatie over onder meer doorlooptijden, rechtmatigheid en processen die meerdere afdelingen raken.
Met jouw kennis help je uitval te beperken en de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. Je werkt voor één of meerdere klanten binnen Justitie en Veiligheid, bijvoorbeeld de IND, Justis, het NFI of DJI.
Je werkzaamheden
- Je bewaakt en borgt de kwaliteit van het inkoopproces binnen het team Bestellen tot Betalen.
- Je beantwoordt complexe inhoudelijke vragen van collega’s, klanten en leveranciers.
- Je analyseert procesinformatie over onder meer doorlooptijden en rechtmatigheid en onderneemt daarop actie.
- Je signaleert knelpunten binnen processen die meerdere afdelingen raken.
- Je initieert verbetertrajecten en optimaliseert processen om uitval te beperken.
- Je houdt collega’s, klanten en leveranciers op de hoogte van de voortgang en afwikkeling van processen.
- Je ondersteunt minder ervaren collega’s bij inhoudelijke vraagstukken.
- Je zorgt samen met het team voor tevreden klanten en een juiste en volledige administratie.
Wat wordt er van jou gevraagd?
Eisen bij de opdracht:
- Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding.
- Je hebt ervaring met het inkoopproces van bestellen tot betalen binnen de publieke sector.
- Je hebt twee jaar kennis van en ervaring met Oracle EBS.
- Je hebt twee jaar ervaring met het proces van bestellen tot betalen.
- Teamspeler.
- Analyseren.
- Plannen en organiseren.
- Organisatiesensitiviteit.
- Aansluiting bij de cultuur, normen en waarden van de organisatie en het team.
