Functieomschrijving
De dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW) van de Gemeente Den Haag zet zich dagelijks in voor de inwoners van Den Haag op het gebied van onderwijs, cultuur, welzijn en openbare voorzieningen. Het programma AI Innovatie & Implementatie binnen OCW stimuleert de verantwoorde en praktische inzet van innovatieve technologieën zoals AI om werkprocessen te stroomlijnen en de dienstverlening te versterken.
De opdracht
Als Business Analist AI & Werkprocessen ga je bij de Dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW) van de Gemeente Den Haag onderzoeken waar Microsoft Copilot het werk van medewerkers kan verlichten. Je brengt hun werkzaamheden en knelpunten in beeld en vertaalt kansrijke toepassingen naar concrete voorstellen die medewerkers direct kunnen uitproberen. Je begint bij de basis van het werk: wat kost veel tijd, waar ontstaat dubbel werk en welke taken vragen veel voorbereiding? Samen met medewerkers en teamleiders beoordeel je waar Copilot kan helpen en welke aanpassing van de werkwijze daarvoor nodig is.
In deze functie krijg je de kans om mee te bouwen aan de manier waarop medewerkers AI verantwoord en praktisch inzetten in hun dagelijkse werk. Je werkt samen met enthousiaste collega's uit verschillende disciplines en ziet de impact van jouw werk direct terug in de praktijk.
Jouw voornaamste werkzaamheden
- Analyseren van werkzaamheden en werkprocessen om te onderzoeken waar medewerkers tijd verliezen, informatie zoeken of terugkerend administratief werk uitvoeren;
- Verkennen van Copilot-toepassingen met teams aan de hand van herkenbare voorbeelden, zoals het voorbereiden van teksten, samenvatten van informatie en ondersteunen bij correspondentie;
- Beoordelen en prioriteren van kansen met medewerkers en teamleiders op basis van effect, uitvoerbaarheid en procesverandering;
- Uitwerken van concrete voorstellen inclusief taakomschrijving, beoogd resultaat, benodigde toegang, randvoorwaarden en eigenaarschap;
- Laten toetsen of voorstellen passen binnen de beschikbare voorzieningen en gemeentelijke afspraken;
- Begeleiden van praktijkproeven samen met floorwalkers en teams, en het overdragen van voorbeelden voor teamtrainingen en begeleiding op de werkvloer.
Wat wordt er van jou gevraagd?
Eisen bij de opdracht
- Je beschikt over hbo- of wo-werk- en -denkniveau.
- Je hebt aantoonbare ervaring als businessanalist, procesanalist of in een vergelijkbare rol.
- Je hebt ervaring met het analyseren van werkprocessen, het ophalen van gebruikersbehoeften en het begeleiden van gesprekken en werksessies met teams.
- Je hebt praktische kennis van Microsoft 365 en Microsoft Copilot, inclusief het vertalen van mogelijkheden en beperkingen naar de dagelijkse praktijk.
- Je hebt ervaring met het formuleren van verbetervoorstellen, het beoordelen van resultaten en het inzichtelijk maken van aannames en onzekerheden.
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift.
Wensen bij de opdracht
- Je hebt ervaring met digitale adoptie of procesverbetering binnen een complexe organisatie of de overheid.
- Je bent analytisch sterk in het ontrafelen van werkprocessen en het aanbrengen van structuur.
- Je bent nieuwsgierig en doortastend in het doorvragen en het begrijpen van hoe mensen werken.
- Je bent verbindend en in staat om medewerkers te betrekken en behoeften te vertalen naar concrete verbeterstappen.
- Je bent organisatiesensitief en goed in staat om te navigeren en af te stemmen binnen een complexe overheidsomgeving.
- Je bent resultaat- en samenwerkingsgericht en richt je op het behalen van gedragen praktijkresultaten samen met diverse disciplines.
