Functieomschrijving

Wegen en Kanalen
Je gaat aan de slag bij de afdeling Wegen en Kanalen (WK), één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. De afdeling Wegen en Kanalen heeft binnen de provincie Overijssel de zorg voor de provinciale infrastructuur. De afdeling is verantwoordelijk voor het bouwen en beheren van de provinciale wegen, waterwegen, bruggen en sluizen. De afdeling zorgt ervoor dat de benodigde infrastructurele voorzieningen worden gerealiseerd en dat het benodigde onderhoud wordt uitgevoerd.

De afdeling bestaat uit de volgende teams: Leiding, Bedrijfsvoering Project Advies, Assets en Beleid, Wegen en Groen, Vaarwegen, Installaties en Kunstwerken, Verkeer en InfraBeheer.

Opdracht
De provincie Overijssel bereidt de aanbesteding voor van een nieuw Beheer Management Systeem (BMS) ter vervanging van IBM Maximo. Het huidige systeem voldoet niet meer aan de functionele en procesmatige behoeften. De nieuwe oplossing moet aansluiten bij:

de provinciale assetmanagementprocessen;
de standaarden NEN 2767 en IMBOR;
de financiële sturing;
een geïntegreerd landschap waarin ArcGIS en BMS-data samenwerken.

Het traject loopt al. Er zijn analyses uitgevoerd en interviews gehouden, en er wordt gewerkt aan het Programma van Eisen (PvE). Wij zoeken een ervaren Business Analist die dit werk overneemt en zelfstandig afrondt tot aanbestedingsgerede stukken. De Business Analist werkt nauw samen met de projectmanager BMS, inkoop en de vakafdelingen, en is de verbindende schakel tussen de beheerorganisatie, inkoop en de markt.

Doel van de opdracht
Het doel is een volledig, gedragen en juridisch toetsbaar PvE op te leveren, plus de bijbehorende aanbestedingsdocumentatie voor het nieuwe BMS. De eisen komen aantoonbaar voort uit de assetmanagementprocessen van de provincie en zijn gevalideerd met de stakeholders. Ze zijn zo geformuleerd dat inschrijvingen er objectief op beoordeeld kunnen worden.

Werkzaamheden

Overnemen en voortzetten van het lopende werk: voortbouwen op de eerdere analyses, interviews en het concept-PvE, en vaststellen wat nog moet gebeuren.
Stakeholdermanagement: identificeren en betrekken van stakeholders (beheerders, inspecteurs, programmeurs, financiën, GIS, informatievoorziening, architectuur en inkoop). Organiseren en faciliteren van interviews en workshops. Afwegen van belangen en opbouwen en vasthouden van draagvlak voor de eisen en de prioritering.
Assetmanagementprocessen: actualiseren van de procesbeschrijvingen (AS-IS en TO-BE) van de vier hoofdprocessen (Daarbij borg je de aansluiting op de assetmanagementsystematiek van de provincie, zoals de levenscyclusbenadering, conditiemeting volgens NEN 2767 en risicogestuurd onderhoud):
- Programmering, planvorming en prioritering;
- Inspecties, beheer en onderhoud;
- Meldingen, uitvoering en terugmelding;
- Financiële afhandeling en rapportage.
Opstellen van eisen: functionele eisen (bijv. kaarten, workflows, rapportages) en niet-functionele eisen (bijv. performance, security, usability), inclusief interfaces en integratiepunten met ArcGIS en omliggende systemen. Opstellen van de prioritering in overleg met stakeholders.
Zelfstandig schrijven van aanbestedingsdocumentatie: het PvE, de eisen- en wensenlijst en de gunningscriteria, en input voor de beschrijvende documenten. In afstemming met inkoop en juridische zaken, conform de Aanbestedingswet en de inkoopkaders van de provincie.
Ondersteunen van het aanbestedingstraject: beantwoorden van marktvragen in de Nota van Inlichtingen, ondersteunen bij de beoordeling van inschrijvingen en adviseren over marktontwikkelingen en marktconsultatie.
Signaleren en adviseren: in beeld brengen van risico's, afhankelijkheden en aandachtspunten, en hierover rapporteren aan de projectmanager BMS.

Eindproducten
Definitief Programma van Eisen (PvE) voor het nieuwe BMS, inclusief:

Functionele en niet-functionele eisen;
Procesbeschrijvingen (AS-IS en TO-BE);
Use cases en user stories;
Overzicht van interfaces en integratiepunten;
Toets- en valideerbaarheid van de eisen.

Overige eindproducten zijn:

Aanbestedingsdocumentatie op basis van het PvE: eisen, wensen en gunningscriteria, en bijdragen aan de beschrijvende documenten en de Nota van Inlichtingen;
Stakeholderanalyse en verslagen of adviesnotities van workshops en interviews;
Overzicht van risico's, afhankelijkheden en aandachtspunten.

Wat wordt er van jou gevraagd?

Eisen bij de opdracht:

Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau, richting informatiemanagement, bedrijfskunde, ICT of een technische richting
Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met het zelfstandig opstellen van PvE's en aanbestedingsdocumentatie voor complexe ICT-systemen binnen de publieke sector, onder de Aanbestedingswet
Je hebt werkervaring met de selectie of implementatie van een beheer- of assetmanagementsysteem, zoals Maximo, Ultimo, GBI of vergelijkbaar

Wensen bij de opdracht:

Je hebt werkervaring met stakeholdermanagement in complexe overheidsprojecten met veel en uiteenlopende belanghebbenden, waaronder het faciliteren van workshops
Je hebt werkervaring met het zelfstandig schrijven van aanbestedingsstukken, zoals een eisen- en wensenlijst, gunningscriteria en beantwoording van de Nota van Inlichtingen, voor de aanschaf van een softwaresysteem bij een overheidsorganisatie
Je hebt werkervaring met assetmanagement en beheerprocessen voor (vaar)wegen, kunstwerken of andere openbare ruimte, bij een provincie, gemeente, waterschap of Rijkswaterstaat
Je hebt werkervaring met ArcGIS-processen en geo-integraties
Je hebt ervaring met architectuurkaders en integratievraagstukken

Competenties:

Verbindend: Je brengt mensen met verschillende belangen samen, van beheerders en inspecteurs tot financiën, inkoop en management. Je haalt in interviews en workshops de juiste informatie boven tafel en creëert draagvlak, ook als belangen botsen
Overtuigend: Je bent stevig genoeg om keuzes te verdedigen
Schriftelijk sterk: Je schrijft heldere, eenduidige en juridisch houdbare teksten. Je formuleert eisen zo dat ze toetsbaar zijn en inschrijvingen er objectief op beoordeeld kunnen worden
Zelfstandig: Je schrijft zonder dat veel bijsturing nodig is
Analytisch vermogen: Je doorgrondt complexe processen, systemen en gegevensstructuren snel en legt verbanden. Je vertaalt knelpunten naar concrete eisen, met oog voor detail zonder het overzicht te verliezen
Politiek-bestuurlijke sensitiviteit: Je begrijpt dat besluitvorming binnen een provincie plaatsvindt in een complex krachtenveld van belangen en regelgeving. Je weet welke informatie relevant is voor bestuurders en hoe je die presenteert
Resultaatgericht: Je houdt het eindresultaat voor ogen: een aanbestedingsgereed en gedragen PvE
Proactief: Je bewaakt de voortgang, signaleert risico's vroegtijdig en komt zelf met voorstellen. Bij weerstand of tegenslag blijf je constructief