Functieomschrijving
De organisatie en het team
Je gaat aan de slag bij Gemeente ’s-Hertogenbosch binnen het team Kabinet en Representatie. Dit team bestaat uit een senior adviseur Kabinetszaken, een adviseur Kabinetszaken en een medewerker Kabinetszaken.
Ben jij een georganiseerde en proactieve ondersteuner die graag werkt in een bestuurlijke omgeving? Vind je het leuk om administratieve processen zorgvuldig te beheren, overzicht te houden en samen met collega’s resultaten te behalen? En ben jij de aangegeven periode parttime beschikbaar? Dan zoeken wij jou!
De opdracht
De organisatie en het team
Je gaat aan de slag bij Gemeente ’s-Hertogenbosch binnen het team Kabinet en Representatie. Dit team bestaat uit een senior adviseur Kabinetszaken, een adviseur Kabinetszaken en een medewerker Kabinetszaken.
Ben jij een georganiseerde en proactieve ondersteuner die graag werkt in een bestuurlijke omgeving? Vind je het leuk om administratieve processen zorgvuldig te beheren, overzicht te houden en samen met collega’s resultaten te behalen? En ben jij de aangegeven periode parttime beschikbaar? Dan zoeken wij jou!
De opdracht
Als Algemeen Ondersteuner Kabinet en Representatie ondersteun je het team bij administratieve en beleidsondersteunende werkzaamheden. Je speelt een belangrijke rol in het proces rondom Koninklijke Onderscheidingen en de administratieve verwerking van de representatielijst van het college van burgemeester en wethouders.
Samen met de medewerker Kabinetszaken vorm je een duo, waarbij dossiers zorgvuldig worden overgedragen en gezamenlijk worden afgerond. Goede afstemming en teamwork zijn daarbij essentieel.
Jouw werkzaamheden
- Ondersteunen bij de behandeling en voorbereiding van aanvragen voor Koninklijke Onderscheidingen.
- Controleren en beoordelen van aanvragen op volledigheid en juistheid.
- Uitvoeren van administratieve en beleidsondersteunende werkzaamheden voor het college van burgemeester en wethouders.
- Wekelijks verwerken en actueel houden van de representatielijst.
- Contact onderhouden met aanvragers van Koninklijke Onderscheidingen, interne collega’s en externe beoordelende instanties.
- Signaleren van knelpunten en actief bijdragen aan verbeteringen in processen.
- Ondersteunen van collega’s tijdens een periode van hoge werkdruk en grote aantallen aanvragen.
Je bent vooral bezig met het verwerken, controleren en opvolgen van aanvragen. Iedere aanvraag vraagt om een zorgvuldige beoordeling en onderzoek naar de volledigheid van de informatie. Daarnaast werk je samen met collega’s aan de representatielijst van het college en ondersteun je bij diverse kabinetszaken.
Op dit moment is er sprake van een piek in het aantal aanvragen voor Koninklijke Onderscheidingen. Daarom zoeken we iemand die snel kan schakelen, prioriteiten stelt en direct bijdraagt aan het behalen van resultaten.
Beschikbaarheid
Het betreft een parttimefunctie van 20 uur per week, verdeeld over 2,5 werkdag. Voor een goede aansluiting op de werkzaamheden gaat de voorkeur uit naar beschikbaarheid op:
- Maandag.
- Dinsdag.
- Woensdagochtend, met een sterke voorkeur vanwege de verwerking van de representatielijst na het college.
- Donderdag.
Samen met de medewerker Kabinetszaken vorm je een duo, waarbij dossiers zorgvuldig worden overgedragen en gezamenlijk worden afgerond. Goede afstemming en teamwork zijn daarbij essentieel.
Jouw werkzaamheden
- Ondersteunen bij de behandeling en voorbereiding van aanvragen voor Koninklijke Onderscheidingen.
- Controleren en beoordelen van aanvragen op volledigheid en juistheid.
- Uitvoeren van administratieve en beleidsondersteunende werkzaamheden voor het college van burgemeester en wethouders.
- Wekelijks verwerken en actueel houden van de representatielijst.
- Contact onderhouden met aanvragers van Koninklijke Onderscheidingen, interne collega’s en externe beoordelende instanties.
- Signaleren van knelpunten en actief bijdragen aan verbeteringen in processen.
- Ondersteunen van collega’s tijdens een periode van hoge werkdruk en grote aantallen aanvragen.
Je bent vooral bezig met het verwerken, controleren en opvolgen van aanvragen. Iedere aanvraag vraagt om een zorgvuldige beoordeling en onderzoek naar de volledigheid van de informatie. Daarnaast werk je samen met collega’s aan de representatielijst van het college en ondersteun je bij diverse kabinetszaken.
Op dit moment is er sprake van een piek in het aantal aanvragen voor Koninklijke Onderscheidingen. Daarom zoeken we iemand die snel kan schakelen, prioriteiten stelt en direct bijdraagt aan het behalen van resultaten.
Beschikbaarheid
Het betreft een parttimefunctie van 20 uur per week, verdeeld over 2,5 werkdag. Voor een goede aansluiting op de werkzaamheden gaat de voorkeur uit naar beschikbaarheid op:
- Maandag.
- Dinsdag.
- Woensdagochtend, met een sterke voorkeur vanwege de verwerking van de representatielijst na het college.
- Donderdag.
Wat wordt er van jou gevraagd?
Eisen bij de opdracht
- Je beschikt over mbo-werk- en -denkniveau.
- Je hebt ervaring met Djuma.
- Je beheerst Microsoft Office goed.
- Je bent beschikbaar voor een parttimefunctie van 20 uur per week.
- Je hebt ervaring binnen een gemeente of overheidsorganisatie.
- Je hebt kennis van of ervaring met procedures rondom Koninklijke Onderscheidingen.
- Je bent communicatief sterk.
- Je werkt zorgvuldig en gestructureerd.
- Je bent bestuurlijk sensitief.
- Je bent in staat overzicht te creëren en te behouden.
- Je bent een teamspeler die ook zelfstandig kan werken.
