Functieomschrijving
Vanwege een tijdelijk verlof zoeken we bij de afdeling Beleid & Planvorming een ervaren Afdelingssecretaris.
Waternet zoekt een stevige en proactieve senior afdelingssecretaris die als rechterhand van de afdelingsmanager en het afdelings-MT een sleutelrol speelt in de strategische en organisatorische koers van de afdeling Beleid & Planvorming. Beleid & Planvorming is de motor achter onze vitale publieke voorziening. Je adviseert daarom niet alleen over de algehele bedrijfsvoering, maar o.a. ook over complexe strategische processen en bestuurlijke dynamiek. Jij bent het centrale aanspreekpunt binnen de afdeling, bewaakt met een helikopterview de integrale samenhang en bent verantwoordelijk voor een slagvaardige processturing.
- Werkzaamheden:Verantwoordelijk voor strategische besluitvorming, waaronder het inhoudelijk voorbereiden van beleid en besluiten van de afdelingsmanager en het afdelings-MT ten behoeve van het MT Drinkwater (MT DW).
- Verantwoordelijk voor het strategieproces en het coördineren van de creatie, updates en opvolging van diverse rapportages, doelstellingen en verantwoordelijkheden.
- Regisseert de MT-overleggen: stelt de agenda op, zit de overleggen voor en bewaakt proactief de uitvoering en voortgang van de afgesproken acties.
- Sparringpartner voor strategisch- en concernadviseurs over alle afdelingsgerelateerde zaken. Fungeert als volwaardig gesprekspartner en integer klankbord op strategisch niveau.
- Geeft gevraagd en ongevraagd advies over interne en externe processen, waarbij je politiek-bestuurlijk sensitief bent en haarscherp aanvoelt wat er in de omgeving en binnen de organisatie speelt.
- Eerste aanspreekpunt voor kwaliteitsborging van documenten. Analyseert en bereidt aangeleverde stukken voor, zodat er in het afdelings-MT en het MT DW slagvaardig besloten kan worden.
- Verantwoordelijk voor verbinding en representatie: bereidt interne en externe bezoeken en presentaties voor van het afdelings-MT en rapporteert de uitkomsten hiervan aan het MT DW.
- Houdt het totaaloverzicht en is in staat om processen effectief te organiseren. Schakelt in woord en geschrift moeiteloos tussen interne en externe belangen, ook bij complexe situaties met tegenstrijdige belangen.
- Stuurt en leidt overleggen op daadkrachtige wijze. Bewaakt doelen en plannen binnen de beschikbare tijd en voelt haarscherp aan wanneer je de teugels moet aantrekken of juist kan laten vieren.
- Werkt domein overstijgend: verbindt inhoud, organisatie brede teams, het bestuur en externe stakeholders met respect voor ieders eigen verantwoordelijkheid.
Resultaat:Strategische beleidsadviezen. Effectief gestuurde MT-processen. Heldere managementrapportages en een strak bewaakte organisatorische koers die optimaal is ingebed in de divisie.
Afdeling Beleid & Planvorming is onderdeel van de divisie Drinkwater bij Waternet. Met zeven gedreven collega’s vormen wij het afdelings-MT, waarvan jij de voorzitter bent. Je valt hiërarchisch rechtstreeks onder de afdelingsmanager. Binnen de afdeling staat samenwerking centraal, waarbij we actief kennis delen om onze doelen te realiseren. Er is veel ruimte voor eigen initiatief, persoonlijke ontwikkeling en organisatie brede samenwerking.
Wat wordt er van jou gevraagd?
Eisen bij de opdracht:
- Je bent in het bezit van een relevante HBO/WO-opleiding (bijvoorbeeld Bestuurskunde, Bedrijfskunde), maar WO-denkniveau.
- Je hebt in de afgelopen 5 jaar minimaal 4 jaar aantoonbare ervaring als (ambtelijk) secretaris, procesmanager of strategisch adviseur op MT-niveau.
- Je hebt in de afgelopen 5 jaar minimaal 4 jaar aantoonbare ervaring bij een grote, complexe of politiek-bestuurlijke organisatie.
- Je bent in het bezit van rijbewijs B.
- Je hebt goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
Wensen bij de opdracht:
- Je hebt ervaring als afdelingssecretaris, directiesecretaresse of managementassistent.
- Je hebt een HBO-/WO diploma in de richting van bestuurskunde, bedrijfskunde of officemanagement.
- Je hebt ervaring bij een complexe organisatie, een drinkwaterbedrijf, Waterschap of gemeente.
