Functieomschrijving
Jouw functie
In deze rol van afdelingssecretaris bestaan de werkzaamheden uit een variëteit van verschillende taken, waarvan de behandeling van de bestuurlijke stukken van de afdeling een belangrijk en vast onderdeel is van je werkweek. Met de stroom van bestuurlijke stukken ben je het grootste deel van de tijd bezig. Samen met 2 naaste collega’s ben je van het coördineren van de bestuurlijke stukken evoor de afdeling. De bestuurlijke stukken worden inhoudelijk op de afdeling geschreven, maar worden door de secretarissen getoetst op vormvereisten en taal. Het proces van de bestuurlijke stukken loopt via het systeem DIVA BB.
Door je centrale rol bij de bestuurlijke stukken ben je een vraagbaak voor collega’s van de afdeling mobiliteit en het bestuurlijke team van de wethouder. Tot jouw werkzaamheden behoort het verdelen en beleggen van de werkzaamheden in de afdeling, het bewaken van de voortgang, termijn en de kwaliteit van de geschreven stukken en af te stemmen in de keten. Het begeleiden van collega’s, met inachtneming van hun eigen verantwoordelijkheid, bij het doorlopen van het proces door te adviseren, te controleren en te rappelleren. Het signaleren van kwantitatieve en kwalitatieve trends en rapporteren hierover aan de collega’s en/of het management. Met jouw oog voor kwaliteit, hoeven wij ons geen zorgen te maken over uitgaande bestuurlijke en ambtelijke stukken!
Wat wordt er van jou gevraagd?
Eisen bij de opdracht:
- Je hebt minimaal een afgeronde HBO opleiding.
- Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring met de bestuurlijke besluitvorming als bestuurlijk adviseur, secretaris of vergelijkbaar, opgedaan in de afgelopen 10 jaar.
- Je hebt werkervaring opgedaan bij een gemeente met minimaal 160.000 inwoners.
Wensen bij de opdracht:
- Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring opgedaan op het gebied van mobiliteit.
- Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in een coördinerende rol in een politiek-bestuurlijke omgeving.
- Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met digitale archivering.
Competenties:
Als Afdelingssecretaris Mobiliteit ben je verantwoordelijk voor bestuurlijke stukken. Het is daarom van belang dat je nauwkeurig werkt, goed bent in plannen en beschikt over uitstekende schriftelijke vaardigheden. Jij krijgt energie van het structureren, organiseren, ondersteunen en zaken efficiënter maken. Hierin weet je goed te prioriteren en coördineren. Ook ben je digitaal vaardig en je maakt nieuwe systemen snel eigen. Daarnaast handel je integer. Met in achtneming van je verantwoordelijkheden oefen jij je functie adequaat en zorgvuldig uit. Als spin in het web zorg je ervoor dat alle collega’s input leveren en stem je deze af met vele spelers in het proces. Van belang is dat de bestuurlijke stukken op de juiste momenten volledig gereed zijn. Om dit voor elkaar te krijgen werk je resultaatgericht en beschik jij over vaardigheden in het aansturen van processen en het coördineren van werkzaamheden. Het onderhouden van contacten met verschillende belanghebbenden is voor jou geen probleem, omdat je beschikt over uitstekende communicatievaardigheden. Tot slot breng je zowel gevoel voor je omgeving mee (voor bestuurlijke verhoudingen en omgangsvormen), als vermogen om samen te werken.
