Secretaresse / Teamondersteuner

De gemeente is na overheveling van een aantal taken door de rijksoverheid verantwoordelijk voor alle maatschappelijke ondersteuning en de niet-medische zorg aan haar burgers maar ook voor de jeugdzorgtaken en de uitvoering van de participatiewet.
De opgave voor de gemeente Schiedam is om – in samenwerking met alle sociale partners – een betaalbare sociale infrastructuur te realiseren, waarin de Schiedamse burger beschikking heeft over adequate maatschappelijke ondersteuning en zorg, afgestemd op zijn behoefte, mogelijkheden en omgeving. Sociale stijging van de burger als individu en de stad in zijn totaliteit zijn speerpunten van beleid waarbij vooral wordt gericht op preventie.

In het sociaal domein zijn dan ook een groot aantal opgaven geformuleerd die tezamen er voor moeten zorgen dat de gemeente Schiedam goed uitvoering kan geven binnen haar wettelijke en niet-wettelijke taken binnen Jeugdzorg, WMO, Participatiewet, Onderwijs, Welzijn en Sport. Financieel moet de basis op orde zijn om zicht te hebben en te houden op de uitvoeringsgevolgen voor de gemeentelijke begroting. Hierbij is ontschotting van de beschikbare geldstromen van de verschillende decentralisaties binnen de teams van het sociaal domein een nader uit te werken speerpunt.

Jij bent verantwoordelijk voor het verzorgen van ondersteunende management- en secretariële werkzaamheden voor de beleidsadviseurs en Mt-leden. Je neemt beslissingen, onderneemt actie na het signaleren van afwijkingen en bereidt de vergaderingen voor.
Wat ga je doen?
Als secretaresse en teamondersteuner ondersteun je het MT en de collega’s uit het team. Naast het beheren van de agenda is er een diversiteit aan werkzaamheden. Je bent goed in het aanbrengen van structuur, laat je niet snel uit het veld slaan, bent proactief en oplossingsgericht en beschikt over een flinke dosis humor.

  • Je beheert de agenda’s van het MT
  • Je ondersteunt de managers en beleidsadviseurs bij administratieve processen
  • Je draagt zorg voor de (digitale) ondertekening en verzending van stukken
  • Je ondersteunt bij het subsidieproces
  • Je maakt/checkt facturen en verplichtingen
  • Je organiseert fysieke en digitale bijeenkomsten
  • Je bent de webredacteur van het team
  • Je werkt met diverse systemen o.a. Topdesk, KCS, Key2financiën, Corsa en Youforce

Wat wordt er van jou gevraagd?

KNOCK-OUT:

  • Je hebt minimaal MBO werk- en denkniveau.
  • Je hebt minimaal 1 jaar ervaring als secretaresse of in een ondersteunende functie
  • Je hebt ervaring met agendabeheer
Reacties van kandidaten die geen kennis van/ervaring met de gestelde eisen hebben, worden door de opdrachtgever terzijde gelegd.
 
Gunningscriteria:
  • Je hebt minimaal 1 jaar ervaring als secretaresse/in een ondersteunende functie binnen een gemeente
  • Je hebt ervaring met notuleren
  • Je hebt ervaring met het organiseren van bijeenkomsten
  • Je hebt ervaring met Topdesk, KCS, Key2financiën, Corsa en Youforce
  • Je hebt ervaring met financiële administratie
Competenties:
  • proactief 
  • oplossingsgericht
  • goede beheersing van de Nederlandse taal
  • goede communicatieve vaardigheden
  • goed in het leggen van verbindingen
  • dienstverlenende instelling

Wat krijg je er voor terug?

Opdrachtspecificaties
Referentienummer: 2021-0
Omgeving: Schiedam
Startdatum: 1 september 2022
Einddatum: 31 december 2022
Optie op verlenging: ja
Aantal uur per week: 32-36 uur
Intakegesprek: nader te bepalen
Sluitingsdatum: vrijdag 19 augustus om 09:00 uur. Reacties na deze tijd zullen in principe niet worden meegenomen in het selectieproces.

En? Ben je enthousiast?

Reacties ontvangen wij graag voorzien van:
 
• Nederlandstalig cv in Word formaat waaruit de gevraagde kennis en ervaring zoals gesteld in de aanvraag duidelijk blijkt.
• Het cv dient voorzien te zijn van naam, geboortedatum en woonplaats.
• Een korte, aan de opdracht gerelateerde motivatie waaruit de gevraagde kennis en ervaring duidelijk blijkt.
• Als wij verder het selectieproces ingaan vragen wij altijd om een zeer specifieke motivatie te schrijven om de kans op succes zo groot mogelijk te maken.
 
Er kan alleen bij leveranciers met eigen personeel ingehuurd worden als deze in het bezit zijn van een geldige G-Rekening of bereid zijn om een G-Rekening aan te vragen bij inzet van hun kandidaat via BlueTrail.