Projectmanager Zaaksysteem (Voorbereiding Vervanging)

Zaakgericht werken is een belangrijke pijler van onze dienstverlening en heeft zich inmiddels bewezen. Dit passen we toe bij processen die leiden tot een product of dienst voor inwoners en ondernemers en alle processen die leiden tot archiefwaardige informatie. Zaakgericht werken is een combinatie van processen, mensen en applicaties. Het zaaksysteem is één van die applicaties.

De leverancier van ons primaire zaaksysteem heeft aangegeven dat hun product niet verder wordt doorontwikkeld. We kunnen het tot eind 2024 blijven gebruiken. Ondersteuning en noodzakelijke aanpassingen door de leverancier lopen gedurende de looptijd van het huidige contract volledig door. Het streven is om het huidige zaaksysteem te vervangen door een (SAAS) applicatie die volgens de Common Ground principes is gebouwd en zich al bewezen heeft bij andere gemeenten.

Bij het vervangen van het huidige “dik” alles-in-één zaaksysteem (ons zaaksysteem wordt nl. ook gebruikt als (CMS) Content Management Systeem, de (PIP) Persoonlijke Internet Pagina en voor online formulieren) door een “dun” zaaksysteem in combinatie met taak-specifieke applicaties (TSA’s) hanteren we de volgende uitgangspunten:

  • De dienstverlening aan onze burgers en ondernemers staat centraal.
  • De dienstverlening moet ongehinderd doorgang blijven vinden
  • Domeinen, afdelingen en medewerkers worden maximaal betrokken.
  • Geen 'big bang' maar het stap voor stap gecontroleerd en gestructureerd faseren en vervangen van het huidige zaaksysteem.
  • Niet de techniek, maar de functionaliteit staat centraal.
Samen met de vak-afdelingen bepalen we welke onderdelen uit het zaaksysteem niet in een dun zaaksysteem thuishoren, maar in taak-specifieke applicaties. Welke processen wel en niet geschikt zijn voor zaakgericht werken en welke procesondersteuning daarbij nodig is. Dit moet gezamenlijk worden geprioriteerd.

Je takenpakket ziet er in deze voorbereidingsfase als volgt uit:
  • Het gezamenlijk met de vak-afdelingen inventariseren welke processen gemigreerd moeten worden naar taak-specifieke applicaties en welke gebruikersgroepen worden geraakt.
  • Het gezamenlijk met de vak-afdelingen definiëren van de requirements voor de taak-specifieke applicaties.
  • Het gezamenlijk met de vak-afdelingen definiëren van de requirements voor een nieuw zaaksysteem.
  • Het selecteren en (indien nodig) verwerven van de taak-specifieke applicaties.
  • Het selecteren en verwerven van een nieuw zaaksysteem.
  • Het voorbereiden van de (aanpak van de) migratie naar/implementatie van de taak-specifieke-applicaties en van het nieuwe zaaksysteem voor de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer.
  • Tijdig aanhaken van relevante stakeholders zoals de proceseigenaren, gebruikersgroepen, Enterprise Architect, CISO, FG en beleidsadviseurs voor het blijven binnen kaders van o.a. de enterprise en I-architectuur, i-beleid, beveiligingsbeleid en de Avg.

Wat wordt er van jou gevraagd?

KNOCK-OUT:

  • Je hebt minimaal 3 jaar ervaring met het opstellen van requirements voor de aanschaf van een zaaksysteem in de afgelopen 5 jaar.
  • Je hebt minimaal 3 jaar ervaring met het uitvoeren van een marktverkenning en begeleiden van een aanbesteding in de afgelopen 5 jaar.
  • Je hebt minimaal 5+ jaar ervaring, met het managen van grote ICT-projecten bij een 80.000+ (inwoners) gemeenten in de afgelopen 8 jaar. Referentie vereist.
Reacties van kandidaten die geen kennis van/ervaring met de gestelde eisen hebben, worden door de opdrachtgever terzijde gelegd.

Gunningscriteria:
  • Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als Projectmanager op het gebied van zaaksysteem bij een gemeente in de afgelopen 8 jaar.
  • Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als Projectmanager met het opstellen van requirements voor de aanschaf van een zaaksysteem in de afgelopen 8 jaar.
  • Je hebt ervaring met Agile in de afgelopen 3 jaar.
  • Je hebt ervaring met Common Ground in de afgelopen 3 jaar.
Competenties:
  • Zelfstandig, betrouwbaar, communicatief vaardig, representatief en overtuigend.
  • Flexibel en coachend leiderschap met oog voor resultaat en deadlines.

Wat krijg je er voor terug?

Referentienummer: 2022-04837
Omgeving: Amstelveen
Startdatum: 1 september 2022
Einddatum: 31 mei 2023
Optie op verlenging: Ja, 5x3 maanden
Aantal uur per week: 36
Intakegesprek: Dinsdag 6 september
Sluitingsdatum: Dinsdag 23 augustus om 9.00 uur

En? Ben je enthousiast?

Reacties ontvangen wij graag voorzien van:

• Nederlandstalig cv in Word formaat waaruit de gevraagde kennis en ervaring zoals gesteld in de aanvraag duidelijk blijkt.
• Het cv dient voorzien te zijn van naam, geboortedatum en woonplaats.
• Een korte, aan de opdracht gerelateerde motivatie waaruit de gevraagde kennis en ervaring duidelijk blijkt.
• Als wij verder het selectieproces ingaan vragen wij altijd om een zeer specifieke motivatie te schrijven om de kans op succes zo groot mogelijk te maken.

Er kan alleen bij leveranciers met eigen personeel ingehuurd worden als deze in het bezit zijn van een geldige G-Rekening of bereid zijn om een G-Rekening aan te vragen bij inzet van hun kandidaat via BlueTrail.