Programmasecretaris Digital First

 Het programma Digital First als onderdeel van de hoofdportefeuille Dienstverlening zoekt een programmasecretaris. Vanuit de portefeuille dienstverlening willen we in verbinding staan met de maatschappij. Onze dienstverlening van de toekomst omarmt nieuwe vormen van verbinding die digitaal, effectief en actief wederkerig zijn. Onze ambitie is Digitaal Intelligente & Fysiek Excellente dienstverlening waar het contact tussen burgers, bedrijven en de politie laagdrempelig is, plaatsvindt via kanalen die burgers wensen.  

Doelstelling
Als programmasecretaris ben je onderdeel van het programma Digital First. Je werkt nauw samen met de leden van de programmaboard. Je geeft richting aan en bent verantwoordelijk voor het secretariaat.
Je bewaakt de programmaplanning en de voortgang. Tevens houd je overzicht over projecten binnen het programma, waarbij je zorg draagt voor afstemming op beleidsniveau. Vanuit je rol heb je het contact met referenten van elke politie-eenheid, de projectleiders van de eenheden en vertegenwoordigers van de beleidsdirecties en/of Politiedienstencentrum.
Je bent verantwoordelijk voor zowel de inhoudelijke voorbereiding als de verslaglegging van bijeenkomsten en overleggen. Daarnaast ben je in staat om eventuele besluitvorming voor te bereiden. Het opstellen van rapportages behoort tot je activiteiten.

Het resultaat is behaald op het moment dat alle projecten binnen het programma zijn afgerond.

Verantwoordelijkheden
De programmasecretaris is verantwoordelijk voor programmasecretariaat. De nadruk ligt op de ondersteuning van de prgrammaboard.

  • Ondersteunen programmaboard in de meest brede zin van het woord zoals periodieke verslaglegging van de voortgang, bijhouden van actielijsten, bewaken van de gemaakte afspraken, verzamelen van stukken en opstellen agenda/ notulen etc., opstellen van concept plannen en presentaties, informatie delen bij ontwikkelingen en digitale archivering.
  • Bewaakt en adviseert programmaboard en inhoudelijk sparringpartner over planvorming, processen, samenwerking en uitvoering. De programmasecretaris signaleert kansen en risico’s en doet zelfstandig voorstellen om hierop te acteren.
  • Rappelleren en adviseren over afgestemde actiepunten om voortgang te stimuleren.
  • Bijhouden voortgang en ondersteunen bij verantwoordingsrapportages.
  • Integrale voorbereiding verzorgen van diverse overleggen en werksessies, inclusief planning en maken van afspraken.
  • Organiseren verschillende projecten/ werkbezoeken.
  • Voorbereiden, agenderen en verwerken van adviezen in notities aan advies- en besluitvormende gremia met vertegenwoordigers van partners.


Contacten
  • Regionale projectleiders in de eenheden.
  • Projectleden van de landelijke projectteams.
  • Leden van het portefeuilleteam programmaboard
  • Secretariaten van andere landelijke portefeuilles/programma's.

Wat wordt er van jou gevraagd?

Eisen bij de opdracht:

  • Je hebt een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding op minimaal HBO niveau. Losse trainingen/certificaten worden niet als gelijkwaardig gezien.
  • Je bent in de afgelopen 10 jaar, minimaal 5 jaar werkzaam geweest als project- of programmasecretaris.
  • Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met het uitvoeren van projecten.
Wensen bij de opdracht:

  • Je hebt werkervaring met het (inhoudelijk) voorbereiden en het bewaken van de voortgang van programmaplanning.
  • Je hebt werkervaring met verslaglegging, overzicht op projecten, afstemming op beleidsniveau en het voorbereiden van besluitvorming.
  • Je hebt werkervaring waarbij je als volwaardig gesprekspartner diende voor diverse lagen binnen de organisatie, op basis van senioriteit en vakbekwaamheid.
  • Je bent gecertificeerd in projectmanagement.
Competenties:

  • Probleemanalyse: Signaleert problemen, zoekt en herkent belangrijke informatie, rafelt vraagstukken uiteen en legt verbanden tussen gegevens.
  • Initiatief: Signaleert kansen. Handelt ernaar en durft daarbij risico’s te nemen om uiteindelijk een bepaald herkenbaar voordeel voor de organisatie te behalen. Begint liever uit zichzelf dan passief af te wachten.
  • Klantgerichtheid: Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in.
  • Flexibiliteit: Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.
  • Samenwerken: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.
  • Resultaatgerichtheid: Maakt een vertaalslag van doelen naar beoogde resultaten en weet deze op een efficiënte en effectieve wijze te realiseren. Toont zich aanspreekbaar op resultaten.

Wat krijg je er voor terug?

OpdrachtspecificatiesReferentienummer: 2024-03363
Omgeving: Apeldoorn
Startdatum: 01-08-2024
Einddatum: 31-07-2025
Optie op verlenging: Maximaal 2 x 12 maanden
Aantal uur per week: 36
Sluitingsdatum: donderdag 23 mei om 12.00 uur

En? Ben je enthousiast?

Stuur dan je CV met een korte opdrachtgerichte motivatie.

Ons proces
Wij geloven in intensief persoonlijk contact en streven naar een nauwe samenwerking waarin wij met kennis van de opdrachtgever zorgen voor de beste match.
Wij behandelen binnen 24 uur je reactie en nemen vervolgens contact op om dit samen te bespreken. Bij een match worden de eisen en wensen van de opdracht smart uitgeschreven en adviseren we over de inhoud van je CV. Wij staan voor een heldere en transparante communicatie en trachten jou als professional volledig te ontzorgen tijdens het volledige proces.


Follow the BlueTrail - Always on track to the perfect match