De CIO-functie heeft de verantwoordelijkheid voor het informatiebeleid in ketens waarin gemeenten samenwerken met de rijksoverheid voor haar dienstverlening. Dit team heeft o.a. als taak om vanuit VNG Realisatie gemeenten te ondersteunen bij de digitale overheidsdossiers: in alle domeinen, vanuit standaarden, governance principes, en informatiekundige kennis. Het team is zeer divers opgebouwd en bestaat uit een manager CIO-functie, coördinator CIO-functie, strategisch adviseur informatiebeleid op verschillende maatschappelijke domeinen, projectleiders op informatiekundige veranderprojecten met impact op het specifieke domein en de CTO.

Omschrijving van de opdracht
Als projectondersteuner van het team CIO-functie geef je uitvoering aan de organisatorische en administratieve werkzaamheden die vallen onder de CIO-functie. Dat betekent dat je de administratie inricht, de kwaliteit van de plannen en rapportages bewaakt (je kunt dus goed schrijven) en zorgt voor de voortgangsbewaking. Je voert het secretariaat van de managers CIO-functie en CTO, organiseert vergaderingen en bijeenkomsten. Je bent het centrale aanspreekpunt voor collega’s. Je zorgt dat vragen snel, accuraat en consistent beantwoord worden. Je werkt daarbij nauw samen met de coördinator CIO-functie. Daarnaast ondersteun je de manager CIO-functie, de manager CTO en de adviseurs informatiebeleid bij hun werkzaamheden. Een specifieke activiteit betreft de inrichting en ondersteuning van het proces Werken onder Architectuur (WAO). Deze MT-opdracht onder leiding van de CTO vereist extra aandacht bij de implementatie binnen de organisatie.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Organisatorische en administratieve werkzaamheden waaronder ondersteunen bij voortgangsrapportages, financiële rapportages en HR-taken
• Aanspreekpunt voor belangrijke (keten)partners als Inlichtingenbureau, BKWI, UWV, Ministeries BZK, SZW, VWS, gemeenten, et cetera, zowel telefonisch als per e-mail.
• Uitzetten van gestelde vragen en het bewaken van de beantwoording.
• Ondersteuning van de managers CIO-functie, CTO en adviseurs informatiebeleid.
• Inrichten van de (project)administratie
• Borgen van het proces WAO door het monitoren van vragen en afhandeling daarvan
• Inplannen en opstellen van de agenda voor de WAO bijeenkomsten
• Inplannen van afspraken voor de managers CIO-functie en CTO en organiseren van bijeenkomsten
• Uitwerken van besluiten en communicatie naar de verschillende partijen.

• De (project)administratie en het proces WAO is op orde.
• Collega’s kunnen op een laagdrempelige en adequate manier contact krijgen.
• Vragen worden op tijd beantwoord en de voortgang van activiteiten wordt bewaakt.
• Vergaderingen en bijeenkomsten zijn goed georganiseerd, gecommuniceerd en vinden gestructureerd plaats op basis van een tijdig aangeleverde agenda.
• De managers CIO-functie, CTO en de adviseurs worden adequaat ondersteund