Managementondersteuner

Het werk van het ministerie van Financiën gaat over meer dan cijfers en geld alleen. Het gaat over mensen zoals jij en ik. Mensen met verwachtingen, zorgen, vragen, dromen en plannen. We rekenen bijvoorbeeld allemaal op financiering voor goede zorg en goed onderwijs. Op duidelijkheid over belastingtarieven en op betrouwbare banken en verzekeraars, in Nederland en daarbuiten. En we rekenen allemaal op duidelijkheid over exportregels en wat we wel en niet mee mogen nemen vanuit de vakantiebestemming.

Het ministerie van Financiën luistert naar wat er speelt in de samenleving van vandaag en heeft aandacht voor hoe Nederlanders hun toekomst zien. Met die kennis en inzichten leggen we samen met andere ministeries en binnen ons internationale netwerk de juiste verbindingen en brengen we Nederland verder. We zorgen ervoor dat Nederland en onze economie klaar zijn voor de steeds sneller veranderende wereld van morgen. Op alle fronten. Dat gaat niet vanzelf. En natuurlijk is daar ook geld voor nodig. Dat geld brengen burgers en bedrijven via belastingen bijeen, en verdeelt de overheid over zaken die we als samenleving belangrijk vinden. Daarvoor moeten er keuzes worden gemaakt en worden ingegrepen als dat nodig is. Om ons land financieel gezond te houden, moet onze economie namelijk in balans blijven en tegelijk ook ruimte krijgen om te groeien.

Samen zorgen we ervoor dat er in Nederland kansen zijn voor welvaart en groei voor iedereen, vandaag, morgen en daarna. Samen werken we aan een financieel gezond Nederland.
Onze kernwaarden integer, deskundig, duidelijk, durf en samenwerken zijn leidend voor ons gedrag en geven ons een gezamenlijke taal, waarmee we onderling bespreekbaar maken wat we doen en hoe we dat doen.

Directie Bestuursondersteuning en Advies, afdeling Bestuursondersteuning en Protocol
De directie BOA ondersteunt en adviseert de politieke en ambtelijke top van het ministerie over bestuurlijke en politieke aangelegenheden. Ook voeren we het secretariaat van de bestuursraad en van de ministerstaf en bereiden we het interdepartementale SG-overleg, de onderraden en de ministerraad voor. We bewaken het proces van de stukkenstroom richting de bewindspersonen en we adviseren de bewindspersonen over protocollaire zaken. Ook zijn we het centrale aanspreekpunt voor parlementaire zaken en coördineren we parlementaire enquêtes, ondervragingen en onderzoeken. Tot slot is de departementale crisiscoördinatie een taak van onze directie.

De directie Bestuursondersteuning en Advies (BOA) maakt deel uit van het cluster Secretaris-generaal (SG), valt daarbinnen onder het cluster van de plaatsvervangend SG en bestaat momenteel uit drie afdelingen: de afdeling Advies, de afdeling Bestuursondersteuning en Protocol en de tijdelijke afdeling Parlementaire Enquêtes.
Als management/bestuursondersteuner behoor je tot de afdeling Bestuursondersteuning en Protocol, waar ook de secretariaten van de bewindspersonen, de (plaatsvervangend) secretaris-generaal en enkele andere bestuursondersteuners deel van uitmaken.

Project
Houd jij het hoofd koel in de meest hectische situaties en weet jij alles in goede banen te leiden op een secretariaat? Vind jij het daarnaast interessant om als bestuursondersteuner parlementaire enquêtes als spin in het web te helpen bij de voorbereidende en coördinerende werkzaamheden rondom een parlementaire enquête? Solliciteer dan naar de functie van management/bestuursondersteuner bij de directie Bestuursondersteuning en advies van het ministerie van Financiën.
Het leuke en unieke aan deze rol is dat je het gehele ministerie snel leert kennen en ook een goed beeld krijgt van de werkzaamheden binnen de directies.
Het takenpakket is breed, afwisselend en nooit saai. Je zal je niet snel vervelen. Je wordt in deze functie gezien als een soort ‘’redder in nood’’ en collega’s zijn dan ook erg blij met jou als flexibele ondersteuner.

Opdrachtomschrijving
Jij als managementondersteuner ondersteunt samen met een andere collega 4 MT-leden en daarbij ben je er ook voor de medewerkers van de directie BOA. Je verzorgt de agenda’s van de MT-leden, maakt Webex-vergaderingen aan, bewaakt de mailbox, scant op vergaderstukken en voegt deze toe aan IBabs. Daarbij zorg je in de middag voor een goedlopende stukkenstroom in Digidoc.
Ook zorg jij voor een goede ordening en structuur van de gezamenlijke secretariaatsmailbox. Je werkt op een prettige manier samen met de andere managementondersteuner en jullie zorgen onderling voor een adequate bezetting op alle werkdagen van de week en een juiste verdeling van de werkzaamheden. Bij afwezigheid van je collega vervangen jullie elkaar.

Omdat de komende jaren ten minste drie parlementaire enquêtes kort op elkaar volgend worden gehouden, is de directie BOA tijdelijk uitgebreid en versterkt met de projectafdeling Parlementaire Enquêtes. Als bestuursondersteuner heb je een spilfunctie binnen de projectafdeling. Je werkt mee bij de totstandkoming van de leveringen van documenten die aan de enquêtecommissie van de Tweede Kamer aangeboden moeten worden, helpt bij het samenstellen van voorbereidingsdossiers van getuigen en werkt mee aan het maken van verslagen. Daarnaast voer je secretariële werkzaamheden uit, zoals het plannen van vergaderingen of het notuleren tijdens vergaderingen. Ook beheer je het algemene e-mailadres van de afdeling. Je schakelt met externen, zoals secretariaten en medewerkers van andere departementen, getuigen en de griffie van de Tweede Kamer om logistieke zaken te regelen.

Wat wordt er van jou gevraagd?

KNOCK-OUT:

  • Je beschikt over MBO4 werk- en denkniveau d.m.v. opleiding of vergelijkbare werkervaring.
  • Je hebt ruime ervaring (minstens 3 jaar) als managementondersteuner voor een bestuurder.
Reacties van kandidaten die geen kennis van/ervaring met de gestelde eisen hebben, worden door de opdrachtgever terzijde gelegd.

Gunningscriteria:
  • Je hebt ervaring in het vakgebied.
  • Je hebt ervaring met relevante systemen oa Digidoc en IBABS.
  • Je hebt een goed gevoel voor politiek, bestuurlijke verhoudingen.
Competenties:
  • Beschikt over een helikopterview waarmee je gemakkelijk overzicht houdt en het totale proces kunt overzien.
  • Je bent flexibel op het vlak van takenpakket.
  • Goed kunnen plannen en organiseren. Complex agendabeheer is een belangrijk onderdeel van de functie. Belangrijk is dat je hier ruime ervaring mee hebt.
  • Taken snel en nauwkeurig uitvoeren.
  • Goed kunnen werken onder druk in een hectische omgeving. Een flexibele instelling en werkhouding is daarbij belangrijk; je bent in staat om in een dynamische omgeving snel te schakelen tussen verschillende onderwerpen en laat je niet gek maken door de waan van de dag.
  • Kent de digitale wereld en verandert moeiteloos mee met de ICT-veranderingen.
  • Staat stevig in je schoenen en hebt een goed gevoel voor verhoudingen.
  • Werkzaamheden zelfstandig uitvoeren, zelf de juiste prioriteiten stellen en voorleggen wanneer nodig.
  • Proactief, weet met welke consequenties rekening moet worden gehouden.
  • Kritisch over het eigen functioneren en leergierig.
  • Krijgt energie van samenwerken in een team (is een teamplayer), houdt bij het uitvoeren en verdelen van taken (en plannen van afwezigheid) rekening met de collega’s in het team en is communicatief vaardig om samen met de collega’s werkafspraken te maken.
  • Klantvriendelijk richting iedereen met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding.
  • Goed en snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden en taakgebieden.
  • Ervaring met MS Windows, Outlook en Word en de bereidheid en affiniteit om met andere computerprogramma’s te werken.
  • Schrijft en spreekt de Nederlandse taal uitstekend.
  • Integriteit staat hoog in het vaandel en dit blijkt uit doen en laten.
  • Bereid om zichzelf te ontwikkelen op kennis en vaardigheden die noodzakelijk zijn voor het goed uitvoeren van de werkzaamheden.
  • Humor en kunnen relativeren. Je denkt mee met gezond verstand, heb een positieve levensinstelling en draagt bij aan een plezierige sfeer op de afdeling.

Wat krijg je er voor terug?

Referentienummer: 2023-00704
Omgeving: Den Haag
Startdatum: 27 februari 2023
Einddatum: 24 april 2023
Optie op verlenging: Ja
Aantal uur per week: 32
Intakegesprek: Nog niet bekend
Sluitingsdatum: Maandag 13 februari om 12.00 uur

En? Ben je enthousiast?

Reacties ontvangen wij graag voorzien van:

• Nederlandstalig cv in Word formaat waaruit de gevraagde kennis en ervaring zoals gesteld in de aanvraag duidelijk blijkt.
• Het cv dient voorzien te zijn van naam, geboortedatum en woonplaats.
• Een korte, aan de opdracht gerelateerde motivatie waaruit de gevraagde kennis en ervaring duidelijk blijkt.
• Als wij verder het selectieproces ingaan vragen wij altijd om een zeer specifieke motivatie te schrijven om de kans op succes zo groot mogelijk te maken.

Er kan alleen bij leveranciers met eigen personeel ingehuurd worden als deze in het bezit zijn van een geldige G-Rekening of bereid zijn om een G-Rekening aan te vragen bij inzet van hun kandidaat via BlueTrail.