De functie van coördinator valt binnen VNG Realisatie onder het team CIO-functie. De CIO-functie heeft de verantwoordelijkheid voor het informatiebeleid in ketens waarin gemeenten samenwerken met de rijksoverheid voor haar dienstverlening. Dit team heeft o.a. als taak om vanuit VNG Realisatie gemeenten te ondersteunen bij de digitale overheidsdossiers: in alle domeinen, vanuit standaarden, governance principes, en informatiekundige kennis.

Omschrijving van de opdracht
De coördinator treedt op als rechterhand van de CIO. De coördinator treedt op als adviseur bij het vormgeven, inhoudelijk definiëren en besturen van de CIO-functie dossiers en heeft daarbij ook een uitvoerende rol. Daarnaast richt de coördinator het Programma Management Office in voor de CIO-functie en de onder de CIO-functie uit te voeren dossiers. De coördinator ondersteunt de manager CIO-functie bij de totstandkoming van de Kadernota, jaarplannen en bedrijfsplan VNG R, borging en continuïteit van het portfolio, de voortgangsrapportages, inkoop en inhuurprocessen en werving en selectie. De coördinator faciliteert, adviseert en schakelt intensief met andere betrokkenen in het team en/of staf bij VNG en VNG Realisatie.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding en sturing van het team CIO-functie (waaronder coaching en begeleiding en voeren van functionering- en beoordelingsgesprekken);
• Draagt zorg voor het opzetten en positioneren van het Programma Management Office (PMO) binnen de CIO-functie en de diverse dossiers;
• Adviseert over de opzet van de CIO-functie en de mogelijkheden voor sturing (door middel van het signaleren van de knelpunten en kansen voor de CIO-functie en brengt die kansen in afstemming tot uitvoer;
• Adviseert en ondersteunt de CIO-functie en de strategisch adviseurs in inhoudelijke-, bestuurlijke-, beleidsmatige werkzaamheden, die zich ook ad hoc kunnen voordoen;
• Houdt overzicht op processen, resources, inhoud en onderlinge verbanden binnen het team en adviseert de manager CIO-functie gevraagd en ongevraagd;
• Vertaalt de plannen van de CIO-functie naar beslag op middelen en naar de gevolgen voor de kadernota, jaarplannen en het bedrijfsplan VNGR;
• Stelt in overleg met de stafafdelingen Inkoop, contracten, control en HR VNG Realisatie omschrijvingen, planningen, agenda’s, menskracht- en begrotingen voor de CIO-functie en haar dossiers op;
• Schakelt met de afdeling financiën en HR van VNG en VNG Realisatie met betrekking tot de inhuur van medewerkers voor de CIO-functie;
• Ondersteunt de strategisch adviseurs binnen de CIO-functie op het gebied van planvorming, resourcing, activiteitenbegroting en risicomanagement en fungeert als sparringpartner;
• Coördineert, stuurt op en bewaakt de risico’s en beheersmaatregelen en resultaten (zowel op inhoud als op financieel gebied);
• Stelt van diverse periodieke voortgangsnotities/-rapportages en beslisdocumenten op;
• Agendeert, bereidt voor en bewaakt de follow-up van (bestuurlijke) overleggen;
• Organiseert en (ook inhoudelijk) bereidt de CIO-functie bijeenkomsten voor;
• Bewaakt het beheer van documenten t.b.v. de manager CIO-functie en de dossiers.

1. Er is een goedgekeurde kadernota, jaarplan en bedrijfsplan VNGR waarin de CIO-functie en haar dossiers zowel inhoudelijk als financieel geborgd zijn;
2. Binnen CIO-functie is de coördinator de kennisspil op het gebied van de interne processen (subsidies, werving, inkoop, planning en control en portfolio);
3. Er is een goed georganiseerde administratie ter ondersteuning van de CIO-functie en haar dossiers.