Bestuurssecretaris 24-36 u p/w

Je komt te werken bij de Informatievoorziening Openbaar Ministerie. Als OM hebben we behoefte aan een toekomstbestendige en duurzame ICT en Informatievoorziening. Dit brengt veel uitdagingen met zich mee, daarom is in 2021 het nieuwe OM‐onderdeel Informatievoorziening Openbaar Ministerie (IVOM) opgericht. Centraal in de opgave van IVOM staan drie strategische pijlers. We richten ons de komende jaren op het verbeteren van de performance en stabiliteit van de huidige systemen, het professionaliseren van de IV‐organisatie en het vernieuwen van de werkprocessen en het ICT‐landschap. Dit doen we met meer dan 200 professionals, die zorgen dat onze ruim 5.000 OM collega’s probleemloos kunnen werken, elke dag opnieuw.

Vanuit de afdeling Bedrijfsvoering worden de organisatie, processen en medewerkers ondersteund bij de realisatie van organisatie‐ en persoonlijke doelstellingen. De afdeling is samengesteld uit de clusters Directie‐ en managementondersteuning, Communicatie, Personeel en Organisatie, Besturing en Control en Operationele Ondersteuning.

Functiebenaming en beschrijving werkzaamheden

Voor de ondersteuning van het bestuur van IVOM zijn we op zoek naar een tijdelijke vervanger van onze Bestuurssecretaris die vanwege ziekte langdurig afwezig is. In deze functie ben je verantwoordelijk voor het opstellen van de agenda van het MT, het maken van het verslag, uitwerken van notities, bijwerken van de besluiten en actielijsten en het organiseren van heisessies.
De Secretaris wordt geacht om van een complex bestuurlijk overleg een begrijpelijk en overzichtelijk verslag te maken. Hierbij is het belangrijk dat de hoofdzaken van de bijzaken worden onderscheiden. Daarnaast ondersteunt de Bestuurssecretaris het volledige medezeggenschapsproces. Je plant de vergaderingen in, bereidt deze voor en zorgt voor de verslaglegging. Je bent de schakel tussen de OR en het bestuur en zorgt ervoor dat de samenwerking zo soepel mogelijk verloopt. Je legt de gemaakte afspraken tussen de OR en het bestuur vast, bewaakt de voortgang en attendeert hen daarop. In je functie heb je rechtstreeks contact met alle leden van de OR en met het bestuur. Je bereidt (inhoudelijk) de adviezen en instemmingen voor en zorgt voor de archivering van de besluitvorming. Tenslotte geef je vorm en uitvoering aan de communicatie naar de achterban en andere belanghebbenden.

Beschrijving Opdrachtgever

Het Openbaar Ministerie (OM) zorgt voor opsporing en vervolging van strafbare feiten. Dat doen we samen met de politie en andere opsporingsdiensten. Bij strafbare feiten kan het gaan om overtredingen en misdrijven, variërend van winkeldiefstal tot moord. Na opsporing beslist het OM of het de zaak zelf verder afhandelt of dat verdachten voor de rechter moeten verschijnen. Het OM ziet toe op een correcte uitvoering van vonnissen: het betalen van geldboetes, het uitzitten van gevangenisstraffen of het uitvoeren van taakstraffen. Onze ruim vijfduizend medewerkers houden zich in alle gevallen bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor het OM zo bijzonder. Want recht raakt mensen.
Bij het OM werken ruim vijfduizend medewerkers met diverse (culturele) achtergronden, opleidingen en kwaliteiten en die diversiteit vinden we belangrijk. We streven dan ook naar een inclusieve organisatiecultuur waarin alle collega’s zich thuis voelen en gerespecteerd en gewaardeerd worden. Óók in talent en groei.

Wat wordt er van jou gevraagd?

KNOCK-OUT:

  • Je hebt minimaal een afgeronde WO-opleiding (of WO-starter), bij voorkeur in de richting van bestuurskunde.
  • Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring als (bestuurs)Secretaris.
Reacties van kandidaten die geen kennis van/ervaring met de gestelde eisen hebben, worden door de opdrachtgever terzijde gelegd.

Gunningscriteria:

  • Je bent binnen 3 weken beschikbaar.
  • Je hebt een aantal soortgelijke opdrachten uitgevoerd bij (meedere) organisaties, toegepast op bestuur ondersteuning.
  • Je hebt affiniteit/werkervaring met ondersteuning bestuur op het gebied van ICT en informatievoorziening.
  • Je hebt kennis van, inzicht in en ervaring met het werken in een complex politiek en bestuurlijk krachtenveld en je snapt als geen ander de verschillende belangen en durft hier ook keuzes te maken.
Competenties:

  • Je bent in staat om in een complexe omgeving de benodigde informatie boven tafel te krijgen.
  • Je bent in staat om in een sterk dynamische omgeving inzicht en structuur aan te brengen en te behouden.
  • Je bent assertief, neemt initiatief en durft contacten te leggen. 
  • Je getuigt van bestuurlijke- en organisatiesensitiviteit. 
  • Je kan met weerstand omgaan, is geduldig, blijft correct en escaleert tijdig indien nodig. 

Wat krijg je er voor terug?

Opdrachtspecificaties
Referentienummer: 2022-04859
Omgeving: Utrecht
Startdatum: 1 september 2022
Einddatum: 4 maanden
Optie op verlenging: nog onbekend 
Aantal uur per week: 24-36
Intakegesprek: 22 augustus 2022
Sluitingsdatum: dinsdag 16 augustus 2022 om 12.00 uur. Reacties na deze tijd zullen in principe niet worden meegenomen in het selectieproces.

En? Ben je enthousiast?

Reacties ontvangen wij graag voorzien van:

• Nederlandstalig cv in Word formaat waaruit de gevraagde kennis en ervaring zoals gesteld in de aanvraag duidelijk blijkt.
• Het cv dient voorzien te zijn van naam, geboortedatum en woonplaats.
• Een korte, aan de opdracht gerelateerde motivatie waaruit de gevraagde kennis en ervaring duidelijk blijkt.
• Als wij verder het selectieproces ingaan vragen wij altijd om een zeer specifieke motivatie te schrijven om de kans op succes zo groot mogelijk te maken.

Er kan alleen bij leveranciers met eigen personeel ingehuurd worden als deze in het bezit zijn van een geldige G-Rekening of bereid zijn om een G-Rekening aan te vragen bij inzet van hun kandidaat via BlueTrail.